Huéspedes extracomunitarios: pasaporte, NIE y qué va en cada campo de SES.Hospedajes

La decisión que más partes rompe no es el número de pasaporte. Es el tipo de documento que eliges. Ese desplegable decide si otros dos campos —*segundo apellido* y *número de soporte*— pasan a ser obligatorios o tienen que quedarse en blanco. Marca `NIE` a un huésped que te enseña un pasaporte brasileño y la plataforma te pedirá un número de soporte que ese documento no lleva. Marca `PAS` a un residente cuya TIE es lo que realmente has fotocopiado y tu registro deja de coincidir con el documento que estás obligado a conservar tres años.

La cifra que debería marcar cuánto cuidado pones en esto: la omisión parcial de datos, los errores en los datos del viajero y el envío fuera de plazo son infracciones leves del Real Decreto 933/2021, sancionadas por el capítulo V de la Ley Orgánica 4/2015 —el tramo leve va de 100 a 600 euros— y el plazo de envío es de 24 horas desde el check-in. Un campo mal marcado no es un problema estético.

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Y lo segundo que nadie te dice al principio: un pasaporte escaneado a la perfección te da unos seis de los datos del viajero que exige el anexo. El resto —domicilio, teléfono, correo, parentesco— no está impreso en ningún documento de viaje. Si diseñas el check-in pensando "ya escanearemos el pasaporte en la puerta", has diseñado un proceso que falla en la mitad del formulario.

Los cinco códigos de documento y cuándo se usa cada uno

SES.Hospedajes trabaja con una lista cerrada. Para cada huésped solo uno encaja:

DNI español → tipo `NIF`. Soporte obligatorio. Segundo apellido obligatorio.
TIE (tarjeta de identidad de extranjero emitida en España) → tipo `NIE`. Soporte obligatorio. Segundo apellido si la tarjeta lo trae.
Certificado de registro de la UE (el papel verde o la tarjeta verde) → tipo `NIE` con soporte, pero lee el aviso de abajo.
Cualquier pasaporte, de cualquier país → tipo `PAS`. Sin soporte. Sin segundo apellido.
Cualquier otro documento nacional de identidad (la carta d'identità italiana, la carte d'identité francesa) → tipo `OTRO`. Sin soporte.

La regla práctica para un huésped extracomunitario: si vive fuera, es `PAS`. Si vive en España, casi siempre es `NIE` con su TIE. El pasaporte de un residente es un documento de viaje válido, pero no es el que acredita su situación aquí; si alguien cruza tu registro con el expediente de extranjería, lo que cuadra es la TIE.

Campo a campo: huésped extracomunitario que llega con pasaporte

Es el caso más frecuente en un alquiler vacacional. Se rellena así:

Nombre — el nombre tal cual está impreso, no el diminutivo con el que se presenta.
Primer apellido — el apellido tal cual figura en el pasaporte.
Segundo apellido — en blanco. La mayoría de documentos extranjeros llevan un único campo de apellido; partirlo en dos genera un desajuste.
Tipo de documento — `PAS`.
Número de documento — el número de pasaporte, con letras, sin espacios.
Número de soporte — en blanco. No existe en un pasaporte y el parte es igualmente válido.
Nacionalidad — el país emisor que figura en el documento.
Fecha de nacimiento y sexo — ambos impresos en la página de datos.
Domicilio, país de residencia, teléfono y correo electrónico — nada de esto está en el pasaporte. Hay que pedirlo.
Relación de parentesco — obligatoria cuando en el grupo viaja un menor. El anexo del RD 933/2021 pide la relación entre viajeros cuando alguno es menor de edad; los menores de 14 años no firman el parte de entrada, sus datos los aporta el adulto acompañante.

El huésped que dice "yo tengo NIE"

Aquí es donde más partes se tuercen, porque "NIE" significa tres cosas distintas en el lenguaje corriente.

El NIE es un número, no un documento. El documento que lo lleva es la TIE, una tarjeta. Lo que escribes en *número de documento* es el NIE: letra, siete dígitos y letra (X, Y o Z al principio en la mayoría de casos). Lo que escribes en *número de soporte* es otra cadena distinta: la letra E seguida de 8 dígitos, rellenando con ceros a la izquierda si el número impreso es más corto —por ejemplo `E00654321`—. Identifica el plástico, no a la persona, así que cambia en cada renovación.

De ahí salen dos trampas:

Un huésped que renovó la TIE el mes pasado tiene el mismo NIE y un soporte nuevo. Si reutilizas su ficha de la estancia anterior, el soporte ya no vale.
El antiguo certificado verde A4 no es una tarjeta de identidad ni lleva fotografía. Hay anfitriones que lo registran como documento del huésped; lo prudente es registrar el documento que de verdad identifica —DNI de su país o pasaporte— y guardar el certificado solo como acreditación complementaria.

Los comunitarios no son un caso de NIE

Un francés con su carte d'identité es `OTRO`, no `NIE`. Un italiano con pasaporte es `PAS`. Ser comunitario no crea un documento español. Un ciudadano de la UE solo entra como `NIE` cuando está registrado como residente aquí y usas ese documento de registro.

Qué te da realmente el escaneo de un pasaporte

Todo pasaporte moderno lleva una zona de lectura mecánica al pie de la página de datos. En el formato TD3, el de los pasaportes, son dos líneas de 44 caracteres definidas por el Doc 9303 de la OACI, y codifican tipo de documento, estado emisor, nombre, número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo y fecha de caducidad, cada uno con su dígito de control.

La buena noticia: esos campos se leen con una fiabilidad casi perfecta, muy por encima de la zona visual, porque el alfabeto se limita a mayúsculas, dígitos y el relleno `<`.

La mala noticia es estructural, no técnica:

La MRZ no tiene domicilio, ni teléfono, ni correo. Tres campos obligatorios, cero presencia en el documento.
El campo de nombre se trunca cuando no cabe. Un huésped con nombre largo aparecerá cortado en la MRZ mientras la zona impresa lo muestra entero: toma siempre el nombre de la página impresa y usa la MRZ para confirmar.
La nacionalidad es un código de tres letras (`DEU`, `MAR`, `USA`), no un nombre de país, y hay que traducirla antes de meterla en el formulario.

Conclusión de diseño: pide domicilio, teléfono y correo en la reserva, por escrito, y usa el documento solo para los datos de identidad. Si los persigues en la puerta con cola detrás, el reloj de 24 horas ya está corriendo.

Cinco errores y lo que cuesta cada uno

Soporte escrito en el campo de documento (o al revés). El registro se rechaza o, peor, se acepta con un identificador sin sentido. Cuenta como error en los datos del viajero.
Soporte sin ceros a la izquierda: `E654321` en lugar de `E00654321`. Misma categoría.
Pasaporte registrado a un residente que tiene TIE. No es automáticamente una infracción, pero tu registro documental y el electrónico dejan de coincidir, y ambos hay que conservarlos tres años desde la finalización del servicio.
Segundo apellido inventado a un extranjero. Partir "Van der Berg" en dos casillas crea un nombre que no coincide con ningún documento.
Envío pasadas las 24 horas porque faltaba el correo del huésped. Infracción leve explícita.

El listado completo de lo que exige la norma está en Check-in de huéspedes: qué campos del documento exige la ley, y el recorrido por la plataforma, en Registro de viajeros en SES.Hospedajes: la guía 2026 para alquiler vacacional.

Un procedimiento de check-in que aguanta un sábado cargado

En la reserva, recoge domicilio, país de residencia, teléfono y correo en el propio formulario. Son los cuatro campos que ningún escaneo te va a dar.
Antes de la llegada, pide a cada viajero mayor de 14 años una foto del documento con el que viaja y una pregunta al lado: *¿resides en España?* Esa única pregunta lo encamina a `PAS` o a `NIE`.
A la llegada, contrasta persona y foto, y mira la caducidad.
Dentro de 24 horas, envía. No acumules las entradas del sábado para el lunes.
Conservación: el registro, tres años desde la finalización del servicio; las imágenes, lo mínimo imprescindible. Sobre qué puedes guardar y qué no, Cómo guardar copias del DNI de tus clientes sin saltarte el RGPD: la Agencia Española de Protección de Datos ha sido restrictiva con la retención rutinaria de fotografías de documentos de identidad.

El paso 2 es el que merece automatizarse. Un huésped que acaba de aterrizar manda una foto por WhatsApp sin que se lo pidas dos veces; pedirle que instale algo es la vía rápida a teclear tú el pasaporte a medianoche. Cómo se convierte esa foto en campos rellenos está en Registra viajeros en SES.Hospedajes escaneando su DNI por WhatsApp.

Con el tipo de documento bien marcado, todo lo demás —qué campos aparecen, cuáles quedan vacíos, si el parte se acepta— sale solo. Acierta el desplegable y el resto es teclear.

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