Check-in de huéspedes: qué datos del DNI exige la ley exactamente (y cuáles no están en el DNI)

Lo que casi ninguna guía de check-in dice en voz alta: el documento de identidad no contiene los datos que te pide la ley. El Anexo I del Real Decreto 933/2021 enumera alrededor de catorce datos del viajero. La cara impresa de un DNI te da unos seis. El correo electrónico, el teléfono, el parentesco cuando viaja un menor, la hora de entrada y de salida, la forma de pago: nada de eso está impreso en ningún documento de identidad del mundo. Cualquier proceso montado sobre la idea de "fotografiamos el DNI y ya estamos cubiertos" es incompleto por diseño, y la AEPD lo dijo exactamente así al pronunciarse sobre la práctica.

Y la otra mitad del problema: desde la nota de la AEPD del 17 de junio de 2025, guardar copia física o digital del DNI o del pasaporte no es una forma válida de cumplir. El razonamiento del regulador es preciso: el documento incorpora datos que la norma nunca pidió (fotografía, CAN, fecha de caducidad, nombre de los padres), lo que constituye un tratamiento excesivo frente al principio de minimización, y aun así no cubre todos los campos exigidos. El resultado suena contradictorio pero no lo es: debes conservar los datos tres años y no debes conservar la imagen ni un día.

Aquí va el desglose campo a campo y el procedimiento que aguanta las dos inspecciones.

Qué exige la norma: datos del viajero

El Anexo I del RD 933/2021 separa el registro en datos del viajero y datos de la transacción. En la parte del viajero:

Nombre
Apellidos
Sexo
Número del documento de identidad
Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE)
Número de soporte del documento, para DNI y NIE españoles
Nacionalidad
Fecha de nacimiento
Lugar de residencia habitual: dirección completa
Teléfono fijo y/o móvil
Correo electrónico
Número de viajeros
Relación de parentesco entre los viajeros cuando alguno sea menor de edad

Ahora clasifícalos por origen. Se leen del documento: nombre, apellidos, sexo, número y tipo de documento, número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento. Ojo: en el DNI español la dirección de residencia tampoco está impresa, vive en el chip. Hay que preguntarlos: teléfono, correo, domicilio, número de viajeros y parentesco.

Esa división es la que debería diseñar tu check-in. Ocho campos que se obtienen leyendo; cinco que solo se obtienen preguntando a una persona. Una cámara sola nunca cierra el hueco.

El número de soporte es donde se cae la mitad de los envíos

El número de soporte —IDESP en el DNI, IXESP en la tarjeta de extranjero— identifica el soporte físico, no a la persona. Es campo obligatorio cuando el documento es DNI o NIE español y es la causa número uno de comunicaciones rechazadas. El formato importa: tres letras y seis dígitos en el DNI electrónico actual, letra E más ocho dígitos (rellenando con ceros por la izquierda) en la tarjeta de residencia. El pasaporte no tiene equivalente, así que para pasaportes extranjeros el campo sencillamente no aplica.

Si te llevas una sola lección operativa de este artículo, que sea esta: monta el formulario para capturar y validar el número de soporte mientras el huésped está delante con la tarjeta en la mano. Perseguirlo por WhatsApp dos días después, con el viajero ya de vuelta en su casa, es tiempo perdido.

Datos de la transacción: la mitad que todo el mundo olvida

El segundo bloque del Anexo I no tiene nada que ver con la identidad y todo con la estancia:

Referencia y fecha del contrato, y firmas
Fecha y hora de entrada, fecha y hora de salida
Datos del inmueble: dirección completa, número de habitaciones, si dispone de conexión a internet
Pago: tipo de pago, identificación del medio de pago, titular, caducidad, fecha del pago

Los campos de inmueble y de pago salen de tus propios sistemas, no del bolsillo del huésped. La consecuencia práctica es que el registro se compone de tres fuentes —el documento, las respuestas del viajero y tu reserva o PMS— y solo está completo cuando las tres aterrizan en la misma ficha.

Menores: sus datos sí, su firma no

El artículo 4 pone la frontera en los catorce años. El huésped mayor de catorce firma personalmente el parte de entrada. Para los menores de esa edad, los datos los proporciona la persona mayor de edad que los acompaña, y entonces el Anexo I exige la relación de parentesco. El menor no firma ni tiene que aportar documento propio, pero tampoco es invisible en el registro. Omitir a los menores de 14 es un error clásico en reservas familiares, y el campo de parentesco existe precisamente por protección del menor y prevención de la trata: es de los primeros que mira una inspección.

Plazos: 24 horas en España, más corto en Italia, más largo en Portugal

España. Artículo 6 del RD 933/2021: comunicación en un plazo no superior a 24 horas. Obligatorio para todo alojamiento profesional desde el 2 de diciembre de 2024, a través de SES.Hospedajes. Si aún te peleas con el portal, el recorrido operativo está aquí: Registro de viajeros en SES.Hospedajes: la guía 2026 para alquiler vacacional.
Italia. Artículo 109 del TULPS: datos de los alojados a la autoridad de seguridad pública en 24 horas desde la llegada, o en 6 horas si la estancia no supera las 24, vía Alloggiati Web. La sanción va por el artículo 17 del TULPS y es penal, no administrativa.
Portugal. *Boletim de alojamento* por SIBA, en 3 días hábiles desde la entrada, y solo para huéspedes extranjeros: los portugueses no se comunican. SIBA lo gestiona la PSP desde la extinción del SEF en octubre de 2023.

Detalle que descoloca a quien opera en varios países: España e Italia piden todos los viajeros; Portugal, solo extranjeros. Si usas una única plantilla de check-in transfronteriza, constrúyela para el caso más estricto.

Conservación: tres años de datos, cero días de imágenes

El artículo 5 del RD 933/2021 fija la conservación del registro informático en tres años desde la finalización del servicio. Ese es el suelo para los datos.

La imagen del documento es otro objeto con otra regla. La posición de la AEPD, publicada el 17 de junio de 2025, es que el RD 933/2021 no habilita a conservar copia del DNI o pasaporte en ningún formato. La alternativa que recomienda el regulador es directa y perfectamente ejecutable: preparar un formulario con los datos que exige Interior y verificarlos presencialmente con el documento oficial delante. Leer, verificar, registrar los campos, no archivar la foto.

Si ya tienes una carpeta con escaneos de DNI de temporadas anteriores, esa carpeta es hoy tu mayor exposición, y la solución es una política de borrado, no una contraseña mejor. El razonamiento y la secuencia de limpieza están en Cómo guardar copias del DNI de tus clientes sin saltarte el RGPD.

Un procedimiento de check-in que aguanta las dos inspecciones

Captura el documento una vez, en el momento del check-in. Foto o escaneo, tuyo o enviado por el huésped. Es una copia de trabajo con una vida útil de minutos.
Extrae automáticamente los ocho campos del documento. Nombre, apellidos, sexo, tipo y número de documento, número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento. Transcribir esto a mano es de donde salen los errores, y las deficiencias en la cumplimentación son infracción por sí mismas.
Pregunta los cinco campos restantes en la misma conversación. Teléfono, correo, residencia habitual, número de viajeros y parentesco si hay menores. Un mensaje, cinco respuestas.
Completa con tus propios registros. Fecha y hora de entrada y salida, datos del inmueble, campos de pago, referencia del contrato.
Verifica contra el documento físico con el huésped delante. Este es el paso que la AEPD señala como sustituto de guardar la copia.
Comunica dentro del plazo: 24 horas en España, 6 o 24 en Italia, 3 días hábiles en Portugal.
Borra la imagen y conserva la ficha estructurada tres años.

El paso 7 es el que todo el mundo se salta y el más barato de automatizar: una regla que purgue las imágenes en cuanto los campos están extraídos y validados convierte un pasivo que crece solo en un no-problema.

Cuánto cuestan los errores

El régimen sancionador del RD 933/2021 remite al capítulo V de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. Carecer de los registros documentales previstos, u omitir las comunicaciones obligatorias, es infracción grave, y las graves se mueven en la horquilla de 601 a 30.000 euros. Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación y las comunicaciones fuera de plazo son infracciones leves, de 100 a 600 euros.

Lee bien ese par, porque es el criterio de decisión sobre dónde poner el esfuerzo. Un parte enviado con defectos es una leve. Un parte que nunca se envió es una grave. Si a la hora 23 el check-in está incompleto, lo correcto es comunicar lo que tienes dentro de plazo y corregir después, no retenerlo hasta tenerlo perfecto.

Y hay una exposición aparte, del lado de protección de datos: las sanciones del RGPD por conservar copias del documento sin base para hacerlo no tienen nada que ver con la escala de Interior, y una sola mala práctica te puede colocar en las dos listas a la vez.

Dónde se va el trabajo manual

Una reserva familiar de seis personas son seis documentos, ocho campos cada uno, transcritos a mano en recepción o desde un hilo de WhatsApp a las once de la noche: casi cincuenta datos antes siquiera de abrir el portal, para una sola entrada. Multiplícalo por tu ocupación y el coste de cumplir deja de ser una cuestión jurídica y pasa a ser una cuestión de plantilla. La misma aritmética que hicimos con el papeleo de una agencia se traslada casi sin cambios: ¿Cuántas horas al mes pierde tu agencia en papeleo?.

La parte automatizable es estrecha y está bien delimitada: convertir la imagen del documento en los ocho campos estructurados, en segundos, para que el tiempo humano se vaya a los cinco campos que solo una persona puede responder y a la verificación presencial que el regulador realmente quiere que hagas. Si además envías el parte por WhatsApp, el flujo completo está descrito en Registra huéspedes en SES.Hospedajes escaneando su DNI por WhatsApp.

Puedes probar el paso de extracción con un documento real ahora mismo, sin crear cuenta: pruébalo gratis, sin registro.