Parte de viajeros en SES.Hospedajes: la guía 2026 para alquiler vacacional

Parte de viajeros en SES.Hospedajes: la guía 2026 para alquiler vacacional

Si alquilas una propiedad en España —un solo piso en Airbnb o cincuenta unidades en gestión— hay un trámite que ya no puedes saltarte: comunicar cada huésped a SES.Hospedajes. Es obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024 y en 2026 no queda ni periodo de transición ni carácter voluntario. El parte de viajeros es ahora totalmente digital, y las multas por ignorarlo son reales.

Esta guía cubre qué pide la ley, el plazo que hace tropezar a casi todos y cómo resolver la parte que todo el mundo odia: teclear una y otra vez los mismos datos de pasaportes y DNIs.

Qué es realmente SES.Hospedajes

SES.Hospedajes es la plataforma online única del Ministerio del Interior para comunicar los datos de huéspedes y reservas. Sustituyó a los antiguos sistemas autonómicos y al parte de viajeros en papel. Su base legal es el Real Decreto 933/2021, que obliga a quien ejerce actividad de hospedaje —hoteles, hostales, campings, casas rurales y viviendas de uso turístico (VUT/VFT)— y también a las empresas de alquiler de vehículos, a registrar y transmitir determinados datos a las autoridades.

El objetivo es la seguridad pública: el Estado quiere un registro trazable de quién se alojó, dónde y cuándo. Para ti, como anfitrión, eso se traduce en una obligación recurrente de introducir datos con un reloj muy ajustado.

A quién obliga

Si cobras por alojar, casi con total seguridad estás dentro. Eso incluye:

• Hoteles, hostales, pensiones y casas de huéspedes
• Campings y alojamientos rurales
• Apartamentos turísticos y alquiler vacacional de corta estancia
• Cualquiera que gestione propiedades por cuenta de sus dueños

No hay exención por tamaño mínimo. Un anfitrión con un piso tiene el mismo deber de comunicación que una cadena hotelera; solo cambia el volumen.

Los datos que debes comunicar

Aquí es donde se subestima el trabajo. Según el tipo de estancia, SES.Hospedajes puede pedir hasta unos 42 campos por reserva, repartidos en bloques del viajero, la reserva, la estancia y el pago.

De cada viajero (se exigen los datos personales completos para mayores de 14 años) sueles comunicar:

• Nombre y apellidos completos
• Sexo y fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Tipo y número de documento
• Número de soporte — los caracteres adicionales del reverso del DNI español o su equivalente en otros documentos (una de las causas de error más frecuentes)
• Domicilio completo
• Teléfono(s) y correo electrónico
• Parentesco, cuando hay menores

Además comunicas los datos de la reserva (fechas, entrada y salida, número de viajeros, el inmueble) y el método de pago utilizado. Ojo: hay que indicar cómo pagó el huésped, pero no estás obligado a almacenar el número completo de la tarjeta ni datos financieros sensibles.

Hay que comunicar a todos los viajeros: una familia de cuatro son cuatro registros, no uno.

El plazo de 24 horas

Lo que casi todos hacen mal es el tiempo. El parte debe enviarse de forma inmediata y, en todo caso, en un máximo de 24 horas desde el check-in. En la práctica, ese reloj empieza cuando el huésped inicia la estancia.

Además debes conservar los registros durante tres años y archivar el acuse de recibo electrónico que SES.Hospedajes devuelve tras cada envío. Ese acuse es tu prueba de cumplimiento, así que no lo tires.

Lo que cuesta hacerlo mal

El incumplimiento se sanciona por la Ley Orgánica 4/2015 de seguridad ciudadana, y ya se están tramitando las primeras multas a alojamientos y operadores. Los rangos:

• Infracciones leves — envíos fuera de plazo, errores o datos incompletos: de 100 a 600 €
• Infracciones graves — no llevar registros o no comunicar en absoluto: de 601 a 30.000 €

Un plazo perdido puntual no te arruina. Pero si el envío tardío o descuidado es tu norma con decenas de reservas al mes, la exposición se acumula rápido.

El cuello de botella no es la ley: es teclear

La verdad incómoda: SES.Hospedajes no es difícil de entender. Es difícil *de seguir el ritmo*. Cada llegada implica leer un pasaporte o un DNI, transcribir 15–20 campos sin una errata y hacerlo antes de que se cierre la ventana de 24 horas, muchas veces justo cuando también entregas llaves y respondes preguntas.

La transcripción manual es donde viven los errores: un número de soporte mal tecleado, el orden de los apellidos cambiado, una nacionalidad en el campo equivocado. Cada uno es una posible infracción leve, y cada uno es evitable.

Es el mismo impuesto de introducción de datos que golpea a cualquier flujo inmobiliario, y justo el tipo de trabajo repetitivo que la IA ya elimina bien.

Una vía más rápida: escanear el documento del huésped por WhatsApp

En lugar de teclear, imagina que el huésped (o tu personal de check-in) simplemente envía una foto del pasaporte o del DNI a un número de WhatsApp. En segundos, el documento vuelve convertido en datos limpios y estructurados: nombre, número de documento, número de soporte, fecha de nacimiento, nacionalidad… cada campo que SES.Hospedajes pide, extraído y listo para exportar a Excel o volcar directamente en tu herramienta de check-in.

Ni app que instalar para el huésped, ni escáner portátil, ni transcripción. Es exactamente el modelo de usar un número de WhatsApp en vez de una app de escáner, y elimina el paso más lento y propenso a errores de todo el proceso.

Como la extracción la hace una IA con OCR y no una plantilla rígida, lee documentos distintos —DNI español, DNIs europeos, pasaportes de cualquier país— y te devuelve siempre la misma fila ordenada, lista para pasar a una hoja de cálculo o a tu PMS. Sigues subiendo el parte a SES.Hospedajes y guardando el acuse, pero los 20 minutos de tecleo por grupo se convierten en 20 segundos de revisión.

FAQ

¿Es opcional SES.Hospedajes si solo tengo una propiedad? No. La obligación aplica a toda actividad de hospedaje sin importar el tamaño. Un piso tiene el mismo deber que un hotel.

¿Cuánto tiempo tengo para enviar cada parte? De forma inmediata y, en todo caso, en 24 horas desde el check-in. Además debes conservar los datos tres años y guardar el acuse electrónico.

¿Tengo que comunicar a los niños? Todos los viajeros deben incluirse en la reserva. Se exigen datos personales completos a partir de los 14 años; los menores de esa edad se declaran en relación con el adulto acompañante.

¿Debo enviar el número de tarjeta del huésped? No. Se comunica el método de pago usado. No estás obligado a almacenar el número completo de tarjeta ni datos financieros sensibles.

¿Qué pasa si presento tarde? Los envíos tardíos o incompletos son infracciones leves de 100 a 600 €. No llevar registros o no comunicar puede llegar a 30.000 €.

Deja de reescribir pasaportes campo a campo: WhappScan convierte una foto del documento de cualquier huésped enviada por WhatsApp en los datos estructurados que pide SES.Hospedajes, en segundos.