Registra viajeros en SES.Hospedajes escaneando su DNI por WhatsApp

Si gestionas un alquiler vacacional, un hotel pequeño o varias viviendas en España, el registro de viajeros dejó de ser opcional hace tiempo. Desde el 2 de diciembre de 2024, comunicar los datos de los viajeros al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.Hospedajes es obligatorio para cualquier actividad de hospedaje, incluidos los alquileres de corta duración e incluso el alquiler ocasional de una habitación.

El problema no es la norma. Es la introducción de datos. Cada viajero significa volver a teclear un nombre, un número de documento, un número de soporte, una nacionalidad y una fecha de nacimiento en un formulario, con un plazo de 24 horas corriendo. Hazlo para un apartamento completo en un check-in de viernes y es una hora entrecerrando los ojos ante fotos borrosas de DNIs.

Este artículo enseña una forma más rápida: el viajero envía una foto de su documento por WhatsApp y tú recibes los campos exactos que necesita SES.Hospedajes, estructurados y listos para enviar.

Qué exige realmente SES.Hospedajes

SES.Hospedajes sustituyó a los antiguos sistemas de la Policía y la Guardia Civil (WebPol y Hospederías) el 2 de diciembre de 2024. Según el Real Decreto 933/2021, debes comunicar los datos de cada viajero de forma inmediata y, en todo caso, dentro de las 24 horas siguientes al check-in.

Los campos básicos por viajero incluyen:

Nombre y apellidos
Sexo y fecha de nacimiento
Nacionalidad
Tipo y número de documento (DNI, NIE o pasaporte)
Número de soporte (el que aparece impreso en el DNI)
Dirección, teléfono y correo electrónico

A eso se suman los datos de la reserva, la estancia y el pago. Si incumples el plazo o presentas mal la información, las multas son reales: las infracciones leves van de 100 a 600 euros y las graves —como no comunicar los datos— pueden llegar a 30.000 euros.

La mayoría de esas multas de 100 a 600 euros no son mala fe. Son erratas y envíos fuera de plazo: el resultado directo de teclear datos a mano bajo presión.

El matiz de la AEPD: no guardes copia del documento

Aquí hay un detalle que muchos anfitriones pasan por alto. En una nota publicada el 17 de junio de 2025, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aclaró que los alojamientos no pueden fotocopiar ni escanear y conservar el DNI o el pasaporte del viajero. Puedes verificar la identidad exigiendo que se muestre el documento, y debes registrar solo los datos necesarios, no archivar el documento entero, que contiene muchos más datos personales de los que pide la norma.

Esa recomendación encaja perfectamente con cómo debe funcionar una buena herramienta de extracción: leer los campos que necesitas, quedarte con el dato estructurado y no acumular una carpeta llena de imágenes de documentos. Capturar datos no es lo mismo que amontonar documentos.

De la foto de WhatsApp a los campos de SES en segundos

Para esto se creó WhappScan. En lugar de una app que instalar o un formulario que reteclear, el flujo es:

El viajero fotografía su DNI, NIE o pasaporte y lo envía a tu número de WhatsApp.
La OCR con IA de WhappScan lee el documento y extrae los campos que configuraste: nombre, tipo y número de documento, número de soporte, fecha de nacimiento, nacionalidad.
Recibes el resultado como dato estructurado: una fila de Excel o una llamada directa por API a tu PMS o a tu carga en SES.Hospedajes.

Sin app que descargar. Sin transcripción. Resultados en segundos en lugar de minutos por persona. Si ya gestionas la identidad de clientes así, reconocerás el patrón de nuestra guía sobre cómo automatizar el KYC y la identificación de clientes por WhatsApp.

Como la salida es dato estructurado limpio, tú decides qué conservar —los campos obligatorios— en lugar de guardar un montón de fotos de documentos, lo que te mantiene alineado con la recomendación de la AEPD.

Por qué WhatsApp gana a otra app más

Los viajeros no quieren instalar nada. Ya tienen WhatsApp abierto. Ese solo hecho elimina casi toda la fricción del check-in remoto o autónomo: les envías un enlace o un número, ellos envían una foto y tú recibes el dato. Lo argumentamos entero en por qué tu agencia inmobiliaria no necesita una app de escáner, sino un número de WhatsApp.

Y aquí la precisión importa más de lo habitual, porque un solo dígito mal en un número de soporte es un registro rechazado. La OCR moderna con IA lee documentos gastados, reflejos y tipos mezclados mucho mejor que los escáneres por plantilla de hace una década: lo desglosamos en precisión de la OCR en 2026.

Cómo encaja en tu flujo actual

La mayoría de anfitriones y gestores ya combinan un PMS, un channel manager o una simple hoja de cálculo. WhappScan no te pide sustituir nada:

Vía hoja de cálculo: cada viajero se convierte en una fila que puedes pegar o importar. Si trabajas en Excel, mira cómo convertimos documentos en hojas de cálculo automáticamente.
Vía API: envía los campos extraídos directamente a tu propia carga en SES.Hospedajes o a tu PMS.
Check-ins de varios viajeros: recoge las fotos de todo el grupo por WhatsApp y procésalas juntas, en vez de un formulario cada vez.

El reloj de las 24 horas deja de agobiar cuando desaparece el paso de la transcripción.

Un ejemplo realista

Un check-in de viernes para un apartamento de cuatro personas. Con el método manual son cuatro documentos, cuatro formularios y unos 40 campos tecleados sin error antes del sábado por la tarde, con una multa esperando si un número de soporte falla.

Con el flujo de WhatsApp, los cuatro viajeros envían cuatro fotos de camino desde el aeropuerto. Cuando llegan, ya tienes cuatro registros limpios listos para enviar a SES.Hospedajes. El plazo se cumple antes incluso del check-in, y no queda ninguna carpeta de escaneos de DNI.

¿Listo para probarlo?

El registro de viajeros es ya una obligación legal, con un reloj ajustado y multas reales, pero no tiene por qué comerte las tardes. Deja que los viajeros envíen una foto por WhatsApp y recibe exactamente los campos que pide SES.Hospedajes.

Pruébalo gratis en https://whappscan.com

*Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. Para tus obligaciones concretas según el Real Decreto 933/2021, consulta al Ministerio del Interior o a un asesor cualificado.*