Seit dem 1. Januar 2025 füllen deutsche Gäste keinen Meldeschein mehr aus — das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat diese Pflicht gestrichen. Für ausländische Gäste hat sich nichts geändert: Sie müssen am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich unterschreiben und einen gültigen Pass oder Passersatz vorlegen, und der Beherbergungsbetrieb bewahrt den Meldeschein ein Jahr nach der Abreise auf. Geregelt ist das in §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz (BMG).
Dieser Beitrag fasst zusammen, wer den Meldeschein ausfüllt, welche Daten er enthalten darf, wie lange er aufbewahrt wird, welche Bußgelder drohen und wie Sie die Passdaten übernehmen, ohne sie abzutippen.
Wer den Meldeschein ausfüllt
- Betriebe: alle Beherbergungsstätten, die Personen gewerbs- oder geschäftsmäßig aufnehmen — Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen, Campingplätze.
- Gäste: ausländische Personen unterschreiben am Tag der Ankunft und weisen sich mit einem gültigen Pass oder Passersatz aus. Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur der Zahl nach angegeben; bei Reisegesellschaften mit mehr als zehn Personen unterschreibt nur die Reiseleitung.
- Deutsche Gäste: seit 1. Januar 2025 befreit.
Was im Meldeschein stehen darf
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§ 30 Absatz 2 BMG zählt die Daten abschließend auf:
| Angabe | Woher sie kommt |
|---|---|
| Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise | Ihre Buchung |
| Familiennamen und Vornamen | Reisepass |
| Geburtsdatum | Reisepass |
| Staatsangehörigkeiten | Reisepass (und die MRZ) |
| Anschrift | Beim Gast erfragen |
| Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit | Beim Gast erfragen |
| Seriennummer des Passes oder Passersatzpapiers | Reisepass |
Der Betrieb muss die Angaben im Meldeschein mit dem Identitätsdokument vergleichen und Abweichungen — oder dass kein gültiges Dokument vorgelegt wurde — auf dem Meldeschein vermerken.
Aufbewahrung, digitaler Meldeschein und Bußgelder
Der ausgefüllte Meldeschein wird ab dem Tag der Abreise ein Jahr aufbewahrt und innerhalb von drei Monaten danach vernichtet. Den zuständigen Behörden ist er auf Verlangen vorzulegen. Statt der handschriftlichen Unterschrift erlaubt das Gesetz mit Zustimmung des Gastes auch ein elektronisches Verfahren, bestätigt am Anreisetag durch eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis. Verstöße gegen diese Pflichten können nach § 54 BMG mit einem Bußgeld bis 1.000 Euro geahndet werden. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Passdaten übernehmen, ohne abzutippen
Jedes Feld aus dem Pass ist ein Übertragungsrisiko: O und 0 in der Passnummer verwechselt, Vor- und Nachname vertauscht, Geburtsdatum in falscher Reihenfolge. Der Meldeschein ist rechtlich nur so gut wie diese Felder.
- 1Bitten Sie den Gast um ein Foto der Passdatenseite mit der Buchungsbestätigung oder beim Self-Check-in — die meisten schicken es per WhatsApp.
- 2Lesen Sie die Felder als Text aus. Die zwei MRZ-Zeilen unten auf der Seite enthalten Name, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Dokumentnummer mit Prüfziffern, sodass ein Lesefehler auffällt.
- 3Vergleichen Sie die Daten wie vorgeschrieben mit dem Dokument, ergänzen Sie Anschrift und Mitreisende, lassen Sie unterschreiben und löschen Sie das Bild — das Gesetz verlangt den Meldeschein, kein Archiv von Passkopien.
WhappScan übernimmt Schritt 2: Aus einem Foto liefert es Name, Dokumentnummer, Geburtsdatum, Ablaufdatum und Staatsangehörigkeit, mit dekodierter MRZ und geprüften Prüfziffern. Den Meldeschein bewahrt es nicht für Sie auf.
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Alle Länder im Überblick: guest registration in Europe by country (auf Englisch).
Quellen
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