E-Rechnungspflicht 2025–2028: Welche Belege weiterhin als PDF oder Foto kommen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können — strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, kein PDF. Die Pflicht zur Ausstellung kommt gestaffelt: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken; 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.

Deutsche Unternehmen stecken also mitten im Übergang, und für die Buchhaltung ist die Frage ganz praktisch: Wie viel vom Eingangsstapel kommt weiterhin als PDF oder Handyfoto — und wie lange noch? Dieser Beitrag fasst die Regeln zusammen, die dauerhaften Ausnahmen und wie Sie den verbleibenden Erfassungsaufwand beziffern.

Der Zeitplan

Ein PDF ist umsatzsteuerlich eine „sonstige Rechnung", keine E-Rechnung. Hybride ZUGFeRD-Dateien gelten als E-Rechnung, weil sie den strukturierten XML-Teil enthalten. Klären Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrem Steuerberater — dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.

Ausnahmen, die nicht auslaufen

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums bleiben einige Belege auch nach 2028 außerhalb der Pflicht:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
• Fahrausweise.
• Rechnungen von Kleinunternehmern, die keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
• B2C-Umsätze — Rechnungen an Verbraucher sind nicht erfasst.
• Grenzüberschreitende Rechnungen und Rechnungen von nicht in Deutschland ansässigen Lieferanten.
• Steuerfreie Umsätze nach den einschlägigen Befreiungen des Umsatzsteuergesetzes.

Checkliste für das vierte Quartal 2026

Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Was bis dahin geklärt sein sollte:

1. 1Umsatz 2026 prüfen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres: Über 800.000 Euro gilt die Pflicht ab Januar 2027, darunter erst ab 2028.
2. 2Format festlegen. XRechnung oder ZUGFeRD in einem Profil, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein reines PDF zählt nicht.
3. 3Software und Steuerberater abstimmen. Kann Ihr Warenwirtschafts- oder Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen erzeugen und empfangen? Stimmen Sie den Wechsel mit Ihrem Steuerberater ab.
4. 4Archivierung klären. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil das Original und muss aufbewahrt werden, nicht nur ein Ausdruck.
5. 5Den Rest einplanen. Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Rechnungen ausländischer Lieferanten und Lieferscheine kommen weiter als PDF oder Foto. Legen Sie fest, wer sie erfasst.

Was weiterhin als PDF oder Foto kommt

Zusammengenommen kommen diese Kategorien weiter auf dem alten Weg:

1. 1Jeder Lieferant, der abwartet — bis Ende 2026 — und kleinere Lieferanten bis Ende 2027.
2. 2Quittungen und Kleinbetragsrechnungen für Reisekosten und Auslagen: Tanken, Parken, Bewirtung, Taxi und alles bis 250 Euro.
3. 3Bahn- und Flugtickets für die Reisekostenabrechnung.
4. 4Rechnungen von Kleinunternehmern — Freiberufler und kleine Handwerksbetriebe, bei denen Sie einkaufen.
5. 5Rechnungen ausländischer Lieferanten, etwa aus Österreich, der Schweiz oder dem übrigen Ausland.
6. 6Belege, die keine Rechnungen sind: Lieferscheine, Angebote und Bestellungen, die nie unter die Pflicht fielen.

So beziffern Sie, was bleibt

Nehmen Sie die letzten 100 Eingangsbelege Ihres Teams und markieren Sie jeden, der in eine der sechs Kategorien fällt. 2026 lautet die Antwort für die meisten Unternehmen „fast alle". Nach 2028 bleiben die Kategorien 2 bis 6 — für die Buchhaltung eines Handwerksbetriebs, ein Bauunternehmen oder einen Logistiker ist das weiterhin ein großer Anteil.

Wofür WhappScan gedacht ist — und wofür nicht

WhappScan erstellt, prüft und versendet keine XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien und ersetzt keine E-Rechnungs-Software. Strukturierte E-Rechnungen liest man direkt aus dem XML — genau dafür sind sie da.

WhappScan übernimmt, was ohne Struktur ankommt: Es liest Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Angebote und Bestellungen, die als PDF oder Foto kommen, und liefert deren Felder — Lieferant, USt-IdNr., Datum, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag und jede Position, sofern der Beleg welche enthält — fertig für Excel oder Ihre Buchhaltungssoftware. Mitarbeitende und Mandanten können das Foto per WhatsApp schicken, ohne etwas zu installieren.

Testen Sie es mit Ihren eigenen Belegen: Rechnungsdaten auslesen, Kassenbons in Excel und Lieferscheine in Excel sind kostenlos, ohne Anmeldung und für bis zu drei Dokumente pro Tag.

Alle Länder im Überblick: E-invoicing mandates country by country (auf Englisch).

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen — Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung (PDF)
• IHK Frankfurt am Main — E-Rechnungspflicht ab 2025
• Baker Tilly — E-Rechnung: Das steht im BMF-Schreiben vom 15.10.2025