Kontoauszug-PDF in Excel umwandeln – und prüfen, dass keine Zeile fehlt

Um einen Kontoauszug als PDF in Excel umzuwandeln, gibt es vier Wege: die Umsätze im Online-Banking als CSV (oder CAMT/MT940) herunterladen, das PDF mit dem PDF-Connector von Excel importieren, kopieren und einfügen oder einen Konverter nutzen, der den Auszug für Sie liest. Egal welchen Weg Sie wählen, am Ende steht eine Prüfung von zehn Sekunden: alter Kontostand + Summe der Umsätze = neuer Kontostand. Stimmt das nicht, ist eine Zeile verloren gegangen oder falsch gelesen worden.

Dieser Leitfaden vergleicht die vier Methoden, zeigt, wo jede scheitert, und liefert die Formeln, mit denen Sie beweisen, dass die Tabelle zum Auszug passt.

Die vier Wege im Vergleich

Warum Kontoauszüge schwieriger sind, als sie aussehen

Ein Auszug sieht aus wie eine einfache Tabelle, aber fast jede Bank fügt etwas hinzu, das eine naive Umwandlung bricht:

• S und H statt Vorzeichen. Viele deutsche Banken drucken 146,22 S für eine Belastung und H für eine Gutschrift, ohne Minuszeichen.
• Getrennte Soll- und Haben-Spalten. Ist pro Zeile nur eine gefüllt, muss der Konverter wissen, welche – sonst sieht jede Zahlung wie ein Eingang aus.
• Mehrzeilige Verwendungszwecke. Empfänger in einer Zeile, EREF und Mandatsreferenz in der nächsten. Ein zeilenweiser Import erzeugt einen „Umsatz“ ohne Betrag.
• Seitenumbrüche. Überträge wiederholen sich auf jeder Seite und sind keine Umsätze.
• Getrennte Abschnitte. Manche US-Auszüge listen Eingänge und Ausgänge in getrennten Tabellen, ohne laufenden Saldo.
• Zahlenformate. 1.234,56, 1 234,56 und 1,234.56 sind dieselbe Zahl.

Gefährlich sind die stillen Fehler: Eine beim Seitenumbruch verlorene Zeile ergibt eine ordentliche Tabelle, die schlicht falsch ist.

Die Saldenprüfung: zwei Formeln

Legen Sie die Umsätze mit Vorzeichen an: negativ für Belastungen, positiv für Gutschriften. Angenommen, die Beträge stehen in Spalte C (Zeilen 2 bis 200), der alte Kontostand in F1 und der neue Kontostand vom Auszug in F2:

=RUNDEN(F1 + SUMME(C2:C200) - F2; 2)

Das Ergebnis muss 0 sein. Jeder andere Wert ist der fehlende Betrag – oder das Doppelte eines Umsatzes mit falschem Vorzeichen.

Druckt der Auszug einen Saldo pro Zeile (Spalte D), finden Sie die genaue Zeile. In E3, nach unten kopiert:

=WENN(RUNDEN(D2 + C3 - D3; 2) = 0; ""; "prüfen")

Das erste „prüfen“ zeigt, wo die Umwandlung schiefging. Für die erste Zeile setzen Sie als D2 den alten Kontostand ein.

Mit einem Konverter

Unser Kontoauszug-in-Excel-Tool erledigt Umwandlung und Prüfung in einem Schritt: Laden Sie das PDF oder ein Foto des Auszugs hoch und Sie erhalten jeden Umsatz mit Datum, Verwendungszweck, Betrag mit Vorzeichen und Saldo. Darunter steht, ob alter Kontostand plus Umsätze den neuen Kontostand ergibt – und falls nicht, die Differenz und die erste Zeile, ab der der Saldo nicht mehr stimmt.

Getestet haben wir es mit Auszügen im Layout deutscher, britischer, US-amerikanischer, spanischer, französischer und italienischer Banken – S/H-Kennzeichen, getrennte Soll/Haben-Spalten, getrennte Abschnitte, zweiseitige Auszüge und ein Handyfoto –, und alle stimmten auf den Cent. Ohne Konto ist es kostenlos für Auszüge bis zu zwei Seiten, drei Dokumente pro Tag. Testen Sie es mit Ihrem Auszug oder mit dem Beispiel.

Welche Methode wofür?

• Eigenes Konto, aktueller Monat: Export aus dem Online-Banking. Das ist exakt.
• Der Auszug eines Mandanten als PDF: ein Konverter, danach die Saldenprüfung.
• Ein gescannter oder fotografierter Auszug: ein Konverter mit Texterkennung – und nie ohne Prüfung, denn genau dort macht OCR Fehler.
• Jahresabschluss mit zwölf Auszügen pro Mandant: im Stapel. Mit einem kostenlosen WhappScan-Konto wandeln Sie alle um und exportieren eine Tabelle mit einer Zeile pro Umsatz.

Quellen

• Microsoft Learn — Power Query PDF-Connector (Englisch)
• Microsoft-Support — Daten aus Datenquellen importieren (Power Query)