Factura electrónica B2B obligatoria en España: las fechas reales (2027–2028) y el orden en que hay que prepararse

Factura electrónica B2B obligatoria en España: las fechas reales y el orden en que hay que prepararse

Si llegaste buscando una fecha de 2026, corrígela. La facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales arranca el 1 de octubre de 2027 para quienes facturen más de 8 millones de euros, y el 1 de octubre de 2028 para todos los demás: resto de sociedades, pymes y autónomos. Son los plazos del Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, contados como 12 y 24 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que regula la solución pública de la AEAT, prevista para el 1 de octubre de 2026. Y hay una tercera fecha que casi nadie menciona: 1 de octubre de 2029, cuando la comunicación de estados de factura pasa a ser obligatoria para autónomos y empresas por debajo de 8 M€, que tienen doce meses extra solo para esa obligación.

Ahora lo que cambia tu lunes y que los resúmenes que ya posicionan no cuentan: hay un orden correcto de preparación, y no es el evidente. Antes de cualquier fecha de factura electrónica llega Verifactu: 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto, tras la prórroga del Real Decreto-ley 15/2025. La secuencia real para una pyme española es (1) software de emisión conforme a Verifactu, (2) emisión de factura estructurada, (3) recepción y comunicación de estados. Casi todo el mundo planifica solo el paso 2, compra una herramienta de emisión, y descubre tarde que el problema caro era el 3.

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Todas las fechas, juntas

1 de octubre de 2026 — entrada en vigor prevista de la Orden Ministerial. Todos los relojes empiezan aquí. (El borrador estuvo en consulta pública hasta el 8 de mayo de 2026 y, a día de hoy, sigue pendiente de publicación definitiva en el BOE.)
1 de enero de 2027 — Verifactu obligatorio para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
1 de julio de 2027 — Verifactu obligatorio para el resto (autónomos y demás).
1 de agosto de 2027 — la solución pública de la AEAT debe estar operativa.
1 de octubre de 2027 — factura electrónica obligatoria para volumen de operaciones superior a 8 M€.
1 de octubre de 2028 — obligatoria para el resto de empresarios y profesionales.
1 de octubre de 2029 — comunicación de estados obligatoria para los de menos de 8 M€.

Por qué el orden importa más que las fechas

Verifactu y factura electrónica son dos obligaciones distintas que la gente fusiona en un único proyecto. Verifactu va de cómo tu programa registra y encadena lo que emites. La factura electrónica obligatoria va del formato y la vía por la que viaja la factura entre dos empresas, y de lo que el destinatario tiene que devolver.

Consecuencia práctica: si cambias de programa de facturación en 2026 sin preguntar por formatos estructurados y solución pública, lo vuelves a cambiar en 2027. Haz las dos preguntas en la misma conversación —registro Verifactu y salida en UBL/Facturae— y compras una sola vez.

Si eres gestoría o asesoría, el orden cambia otra vez: el plazo de Verifactu de tus clientes (enero y julio de 2027) llega antes que tu propia obligación de emitir factura electrónica. Vas a estar resolviendo dudas de un régimen mientras te preparas para otro. En qué significa realmente Verifactu para la forma en que gestionas facturas desmenuzamos esa primera ola.

La parte que nadie está preparando: recibir

Emitir es un problema de software, y el software te lo resuelve un proveedor. Recibir es un problema de proceso, y el proceso no te lo vende nadie.

Desde que estés dentro del ámbito, como destinatario tendrás que comunicar, en 4 días naturales excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, al menos: la aceptación o el rechazo comercial de la factura con su fecha, y la fecha del pago efectivo completo, entendido como el día en que el proveedor recibe realmente los fondos. La aceptación parcial, el pago parcial y la cesión a terceros son estados voluntarios.

Léelo otra vez pensando en tu operativa. Significa que alguien tiene que mirar cada factura de proveedor en cuatro días hábiles y decidir si se acepta. Hoy, en la mayoría de pymes, las facturas de proveedor se acumulan hasta que alguien las tramita a fin de mes, o hasta que el asesor las reclama para cerrar el trimestre.

Haz la cuenta con tus números

Coge las facturas que recibes al mes y divídelas en dos montones: las que ya revisas dentro de los cuatro días hábiles siguientes a su llegada, y las que no. Una administración de fincas que recibe 300 facturas al mes y las procesa en tanda mensual tiene, por definición, 300 facturas al mes fuera de plazo. Una que revisa los viernes solo incumple con las que entran de viernes tarde a martes: aproximadamente la mitad.

Multiplica ahora el segundo montón por los minutos que tarda una persona en abrir la factura, identificar al proveedor, cuadrar importes contra el albarán o el parte de trabajo y marcarla como aceptada. Si son cuatro minutos y son 300 facturas, hablamos de 20 horas al mes de trabajo que hoy no tiene dueño ni plazo, y que a partir de 2027–2029 tendrá los dos.

Ese es el coste real de la norma para la mayoría de pymes. No el formato de la factura: la cadencia de revisión que hay detrás.

El buzón mixto: de octubre de 2027 a octubre de 2028

Durante doce meses convivirán dos regímenes. Tus proveedores grandes ya estarán obligados; tú quizá no. En los primeros doce meses de cada ola, el emisor debe acompañar la factura estructurada de un PDF que garantice la legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente recibir solo el formato estructurado.

Tu buzón de 2027–2028 tendrá, por tanto: XML estructurado de los grandes, XML más PDF de cortesía de casi todos ellos, PDF suelto de los pequeños que aún no entraron, y fotos de tickets de los que no cambiarán nunca. Cualquier proceso que dé por hecho un único formato de entrada se rompe en esa ventana.

La respuesta pragmática es normalizar todo al mismo registro estructurado en el momento de la entrada, venga como venga. Es exactamente el razonamiento de enviar tus facturas a Excel o a tu ERP vía API en vez de montar una tubería distinta por cada origen.

Formatos: qué se admite de verdad

El reglamento se apoya en el modelo semántico EN 16931, y las plataformas privadas podrán intercambiar en UBL (ISO/IEC 19845), CII (XML de UN/CEFACT), EDIFACT (ISO 9735) o Facturae. Además, una copia fiel de cada factura debe llegar a la solución pública de la AEAT; la sintaxis exacta exigida para esa copia es uno de los puntos que cierra la Orden Ministerial, y justo por eso conviene no comprar garantías de formato a ningún proveedor antes de que el texto definitivo esté en el BOE.

Lo que sí es inequívoco: un PDF no es una factura electrónica a estos efectos. El PDF adjunto al correo seguirá siendo una copia legible, no el instrumento legal.

Un orden de preparación que funciona

Inventaria a tus proveedores por tamaño. Los de más de 8 M€ son los que empezarán a mandarte factura estructurada en octubre de 2027. Ese es tu primer plazo real, y es de recepción.
Cambia el software de emisión una sola vez. Verifactu y salida estructurada, en la misma decisión de compra, antes de enero de 2027.
Instaura ya la cadencia de revisión. Pasa de la tanda mensual a un ritmo que quepa en cuatro días hábiles. Hacerlo en 2026 es una mejora de proceso; hacerlo en 2028 es una urgencia de cumplimiento.
Decide quién es el dueño del "acepto o rechazo". El reloj de cuatro días necesita una persona con nombre y un suplente para vacaciones, no un buzón compartido.
Normaliza los datos al entrar. Venga como venga, mete proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA y total en el mismo registro estructurado nada más llegar. Con los datos ya extraídos, aceptar o rechazar cuesta segundos, no minutos.
Limpia tus maestros. NIF y razones sociales que no casan serán lo primero que rompa cualquier cuadre automático. La guía sobre cómo preparar las facturas de proveedor antes de dárselas a tu asesor sirve bien como definición de "limpio".

Tres errores con factura

Tratarlo como un proyecto de informática que empieza en 2027. El cambio de hábito —revisar semanalmente en vez de mensualmente— tarda meses en asentarse y no depende de ningún software. Empieza ya, a coste cero.

Dar por hecho que tu ERP cubre la comunicación de estados. Casi todas las hojas de ruta publicadas hablan de emisión. Pregunta explícitamente, por escrito, si el producto comunica aceptación y fecha de pago a la solución pública, y desde cuándo.

Arrastrar errores de IVA hasta que el dato sea legible por máquina. En cuanto las facturas estén estructuradas y cruzadas, los descuadres que hoy se absorben en silencio pasan a ser discrepancias visibles. Merece la pena corregir los errores más comunes al clasificar el IVA de facturas de proveedor antes de que te los señale el sistema de otro.

El resumen en una línea

La fecha que todo el mundo cita (octubre de 2027 / octubre de 2028) va de las facturas que emites. La que de verdad va a doler es el reloj de cuatro días hábiles de las facturas que recibes, y la única forma de sobrevivirlo es dejar de acumular facturas de proveedor sin abrir. Ese hábito se cambia gratis y se amortiza mucho antes de 2027.

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Preguntas frecuentes

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