Cómo pasar un extracto bancario en PDF a Excel (y comprobar que no falta ninguna línea)

Para pasar un extracto bancario en PDF a Excel tienes cuatro caminos: descargar los movimientos de la banca online (en Excel, CSV o fichero Norma 43), importar el PDF con el conector de PDF del propio Excel, copiar y pegar, o usar un conversor que lea el extracto por ti. Elijas el que elijas, termina con una comprobación de diez segundos: saldo inicial + suma de los movimientos = saldo final. Si no cuadra, se ha perdido o se ha leído mal alguna línea.

En esta guía comparamos los cuatro métodos, vemos dónde falla cada uno y te dejamos las fórmulas para demostrar que la hoja coincide con el extracto.

Los cuatro caminos, comparados

Por qué un extracto es más difícil de lo que parece

Un extracto parece una tabla sencilla, pero casi cada banco añade algo que rompe una conversión ingenua:

• Columnas separadas de cargos y abonos. «Debe / Haber», «Cargos / Abonos», «Paid out / Paid in». Si en cada fila solo se rellena una, el conversor tiene que saber cuál; si no, todos los pagos parecen ingresos.
• Marcas en vez de signos. Los extractos alemanes suelen imprimir 146,22 S para un cargo y H para un abono, sin signo menos.
• Conceptos en dos o tres líneas. El ordenante en una línea y la referencia en la siguiente. Una importación línea a línea crea un «movimiento» sin importe.
• Saltos de página. Las filas de «suma y sigue» o «saldo anterior» se repiten en cada página y no son movimientos.
• Secciones separadas. Algunos extractos estadounidenses listan los ingresos en una tabla y los cargos en otra, sin saldo por línea.
• Formatos numéricos. 1.234,56, 1 234,56 y 1,234.56 son el mismo número.

Los fallos peligrosos son los silenciosos: una fila que se pierde en un salto de página deja una hoja perfectamente ordenada que, sencillamente, está mal.

La comprobación de saldo: dos fórmulas

Pon los movimientos en una tabla con el importe con signo: negativo para los cargos y positivo para los abonos. Supongamos los importes en la columna C (filas 2 a 200), el saldo inicial en F1 y el saldo final que imprime el extracto en F2:

=REDONDEAR(F1 + SUMA(C2:C200) - F2; 2)

El resultado tiene que ser 0. Cualquier otra cifra es el importe que te falta, o el doble del importe de un movimiento con el signo cambiado.

Si el extracto imprime el saldo en cada línea (columna D), puedes localizar la fila exacta. En E3, y arrastrando hacia abajo:

=SI(REDONDEAR(D2 + C3 - D3; 2) = 0; ""; "revisar")

El primer «revisar» es donde falló la conversión. Para la primera fila, usa como D2 el saldo inicial.

Con un conversor

Nuestra herramienta de extracto bancario a Excel hace la conversión y la comprobación de una vez: subes el PDF o una foto del extracto y obtienes cada movimiento con fecha, concepto, importe con signo y saldo. Debajo te dice si el saldo inicial más los movimientos da el saldo final y, si no, cuál es la diferencia y la primera fila en la que el saldo deja de cuadrar.

La hemos probado con extractos maquetados como los de bancos españoles, británicos, estadounidenses, alemanes, franceses e italianos (columnas de cargos y abonos, marcas S/H, secciones separadas, extractos de dos páginas y una foto de móvil) y todos cuadraron al céntimo. Es gratis y sin registro para extractos de hasta dos páginas, tres documentos al día. Pruébala con tu extracto o con el de ejemplo.

¿Qué método usar?

• Tu propia cuenta, este mes: descarga los movimientos desde la banca online. Es exacto.
• El extracto de un cliente que llega en PDF: un conversor y, después, la comprobación de saldo.
• Un extracto escaneado o fotografiado: un conversor con OCR, y no te saltes nunca la comprobación, porque es donde el OCR se equivoca.
• El cierre del año, con doce extractos por cliente: por lotes. Con una cuenta gratuita de WhappScan los conviertes todos y exportas una sola hoja con una fila por movimiento.

Fuentes

• Microsoft Learn — Conector PDF de Power Query (inglés)
• Soporte de Microsoft — Importar datos de orígenes de datos (Power Query)