Alloggiati Web: quali dati servono, entro quando e come inviare le schedine

Chi gestisce una struttura ricettiva in Italia — hotel, B&B, affittacamere o appartamento in affitto breve — deve comunicare alla Questura le generalità di ogni persona alloggiata, italiani compresi, tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Il termine è entro le 24 ore successive all'arrivo; se il soggiorno non supera le 24 ore, la comunicazione va fatta all'arrivo. L'obbligo nasce dall'articolo 109 del TULPS e dal D.M. 7 gennaio 2013.

Questa guida riepiloga chi deve comunicare, quali dati servono, come si inviano le schedine, cosa dice la circolare del Ministero dell'Interno sull'identificazione e come ridurre il tempo che si perde a ricopiare i documenti.

Chi deve comunicare, e per chi

• Chi: il gestore della struttura, qualunque sia la dimensione e anche quando l'attività non è imprenditoriale o la prenotazione arriva da un portale online. La responsabilità resta sua.
• Per chi: tutte le persone alloggiate, non solo gli stranieri. È la differenza principale con Portogallo, Francia o Germania, dove si comunicano soltanto gli ospiti stranieri.
• Dove: esclusivamente tramite il Servizio Alloggiati (alloggiatiweb.poliziadistato.it), con le credenziali rilasciate dalla Questura.

I termini

I dati della schedina

Secondo il manuale ufficiale del Servizio Alloggiati, ogni schedina contiene:

L'invio può avvenire a mano dal portale, caricando un file di testo con il tracciato record a lunghezza fissa richiesto dalla Polizia, oppure tramite un gestionale che lo genera. In tutti i casi, i campi vanno letti dal documento: è lì che si perde tempo e si fanno errori.

Identificazione: la foto del documento non basta

La circolare del Ministero dell'Interno prot. n. 38138 del 18 novembre 2024 ha chiarito che l'identificazione solo da remoto — il cliente carica il documento su un'app e riceve il codice della key box — non soddisfa l'obbligo dell'articolo 109. Serve un riscontro visivo dell'identità di chi entra nell'alloggio.

Conviene tenerlo a mente quando si sceglie un software di check-in: nessuno strumento sostituisce l'identificazione della persona. Quello che uno strumento può fare è togliere la parte meccanica, cioè ricopiare i dati del documento nella schedina.

Sanzioni

La mancata comunicazione è una contravvenzione ai sensi dell'articolo 17 del TULPS: arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro. L'unità di misura è la singola schedina, non il periodo. Il confronto con Spagna e Portogallo, con i conti fatti, è in cosa prevede davvero il regime sanzionatorio. Questo articolo non è consulenza legale: verificate con la vostra Questura.

Come ridurre il tempo di ogni check-in

1. 1Fotografate il documento al momento del riconoscimento, che va fatto comunque di persona.
2. 2Estraete i campi come testo, invece di trascriverli. Nei passaporti e nelle carte d'identità la zona MRZ contiene cognome, nome, sesso, data di nascita, cittadinanza e numero del documento con le cifre di controllo: un errore di lettura si vede subito.
3. 3Incollate nella schedina o nel file del tracciato e cancellate l'immagine: la legge chiede la comunicazione dei dati, non un archivio di fotocopie.

WhappScan si occupa del punto 2. Non invia nulla ad Alloggiati Web e non sostituisce l'identificazione di persona: legge la foto del documento — anche inviata su WhatsApp dal vostro collaboratore — e restituisce nome, cognome, numero del documento, data di nascita, scadenza e cittadinanza come testo, con la MRZ decodificata e le cifre di controllo verificate.

Provatelo con un documento vostro: lo scanner gratuito di documenti e passaporti non richiede registrazione, fino a tre documenti al giorno.

Per il confronto con gli altri paesi europei, vedi guest registration in Europe by country (in inglese).

Fonti

• Servizio Alloggiati — Polizia di Stato
• Manuale ufficiale del Servizio Alloggiati (PDF)
• Circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024 su self check-in e key box (analisi)