O registo de hóspedes é obrigatório para quem aloja estrangeiros. Se explora alojamento em Portugal — hotel, hostel ou apartamento em alojamento local — cada hóspede estrangeiro, incluindo cidadãos de outros países da UE, tem de ser comunicado através do SIBA no prazo de três dias úteis após a entrada, e novamente à saída. Os cidadãos portugueses não são comunicados. A obrigação vem do artigo 16.º da Lei n.º 23/2007 e, desde a extinção do SEF em 2023, o sistema passou para a AIMA e as forças de segurança.
Este guia explica quem tem de comunicar, que dados leva o boletim de alojamento, o prazo e as coimas, e como recolher os dados do passaporte sem os escrever à mão.
Quem comunica, e quem é comunicado
- Quem: quem presta alojamento remunerado — hotéis, alojamento local, turismo rural e arrendamento particular.
- Quem é comunicado: todos os hóspedes estrangeiros, de qualquer idade, incluindo cidadãos da UE e do espaço Schengen. Os cidadãos portugueses estão excluídos.
- Quando: até três dias úteis após a entrada e até três dias úteis após a saída.
- Como: um boletim de alojamento por hóspede, submetido eletronicamente no SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), com o estabelecimento previamente registado.
Que dados pede o boletim
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| Dado | De onde vem |
|---|---|
| Nome e apelido | Cartão de identificação ou passaporte |
| Nacionalidade | Documento (e a zona MRZ) |
| Data e local de nascimento | Documento |
| Tipo, número e país emissor do documento de identificação | Documento |
| País e local de residência | Pergunte ao hóspede — não consta da maioria dos documentos |
| Data de entrada e data prevista de saída | A sua reserva |
Quase tudo está no documento. O que gera erros é copiá-lo à mão: um número de passaporte com a letra O lida como zero, ou uma data de nascimento com dia e mês trocados, torna o registo inútil.
Coimas
Segundo as FAQ oficiais do SIBA, a falta de boletins é punida com coima entre 100 € e 2.000 €, graduada em função do número de infrações — a exposição cresce com o volume. Um mês cheio sem comunicações é estruturalmente pior do que um mês calmo. Para a comparação com Espanha e Itália, veja o que diz realmente o regime sancionatório. Este artigo não é aconselhamento jurídico.
Recolher os dados do passaporte sem os escrever
O passo lento não é o SIBA: é tirar os campos do documento. Três regras práticas:
- 1Recolha dados estruturados, não apenas uma fotografia. Uma foto continua a ter de ser transcrita. Extraia os campos no check-in.
- 2Use a MRZ. As duas linhas no fundo do passaporte trazem nome, número, nacionalidade e datas com dígitos de controlo, pelo que um erro de leitura pode ser detetado.
- 3Não crie um arquivo de cópias de documentos. A lei exige a comunicação dos dados, não guardar uma fotocópia para sempre. Extraia, comunique e apague a imagem segundo a sua política de conservação.
O WhappScan não submete nada ao SIBA. Extrai os campos: envie uma foto do passaporte ou do cartão — o hóspede ou a equipa de limpeza podem fazê-lo por WhatsApp — e recebe nome, número do documento, data de nascimento, validade e nacionalidade em texto, com a MRZ descodificada e os dígitos de controlo validados, prontos a colar no boletim.
Experimente com um passaporte de exemplo ou com o seu documento no leitor gratuito de passaportes e documentos: sem registo, até três documentos por dia.
Para todos os países lado a lado, veja guest registration in Europe by country (em inglês).
Fontes
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