Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises établies en Belgique pour des opérations taxables en Belgique doivent être des factures électroniques structurées — en pratique au format Peppol BIS, conforme à la norme européenne EN 16931. Un PDF envoyé par e-mail ne vaut plus facture. La période de tolérance sans sanctions a pris fin le 31 mars 2026 : l'obligation s'applique désormais pleinement.
Cela règle les factures B2B domestiques entre entreprises belges. Pas le reste de la pile : une bonne partie des documents qu'une entreprise belge, ou son comptable, traite chaque mois arrive encore en PDF ou en photo prise au téléphone. Ce guide reprend ce que l'obligation impose, ce qu'elle laisse de côté et comment mesurer le travail manuel qui reste.
Ce que l'obligation impose
- Qui : les assujettis établis en Belgique (siège ou établissement stable), comme émetteurs et comme destinataires.
- Quelles opérations : les livraisons et prestations B2B domestiques taxables en Belgique.
- Comment : une facture structurée dans un format conforme à la norme EN 16931, échangée via le réseau Peppol sauf si les deux parties conviennent d'un autre canal conforme.
- Depuis quand : le 1er janvier 2026, avec une période de tolérance, terminée le 31 mars 2026, pour les entreprises ayant pris des mesures raisonnables et en temps utile.
Sanctions
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Le non-respect est sanctionné selon une échelle progressive rapportée par les conseillers : 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour la deuxième et 5 000 € pour chacune des suivantes. Confirmez les règles en vigueur avec votre comptable : cet article n'est pas un conseil fiscal.
Ce que l'obligation ne couvre pas
| Document | Pourquoi il arrive encore en PDF ou en photo |
|---|---|
| Factures de fournisseurs étrangers | Les factures transfrontalières sortent du champ de l'obligation domestique belge |
| Factures de fournisseurs non établis mais identifiés à la TVA en Belgique | L'obligation vise les entreprises établies en Belgique |
| Factures d'opérations exemptées (article 44 du Code de la TVA) | Les opérations exemptées sont exclues — pensez à de nombreuses factures de loyer, d'assurance, de soins de santé ou de services financiers |
| Tickets justifiant des notes de frais | Carburant, restaurant, parking et hôtel sont des ventes B2C pour le fournisseur |
| Bons de livraison, devis et bons de commande | Ce ne sont pas des factures : l'obligation ne les a jamais visés |
| Factures de secours | Si le destinataire est temporairement incapable de recevoir une facture structurée, le fournisseur peut l'émettre sur papier ou en PDF |
| Factures antérieures à 2026 | Archives, contrôles et rattrapages comptables restent dans leur format d'origine |
L'e-reporting, c'est pour plus tard
La Belgique prévoit d'ajouter à partir de 2028 la transmission en temps réel des données de facturation à l'administration fiscale, via le modèle Peppol « 5 coins », en remplacement du listing annuel des clients. Cela change ce qui est déclaré, pas les documents des catégories ci-dessus : la facture d'un fournisseur étranger ou un ticket de restaurant vous parviendra toujours sous la forme choisie par le fournisseur.
Comment mesurer ce qui reste
Prenez les 100 derniers documents traités par votre équipe et marquez ceux qui figurent dans le tableau ci-dessus. La part obtenue correspond à la saisie manuelle que l'obligation n'a pas supprimée. Pour une entreprise aux fournisseurs uniquement belges, elle peut être faible. Pour un cabinet comptable qui suit des PME, une entreprise de logistique ou de construction qui rapproche des bons de livraison, ou toute société ayant des fournisseurs étrangers et des notes de frais, c'est souvent la plus grande partie.
Ce que fait WhappScan — et ce qu'il ne fait pas
WhappScan n'est pas un point d'accès Peppol et n'envoie ni ne reçoit de factures Peppol. Pour les factures domestiques concernées, il vous faut votre prestataire Peppol ou votre logiciel comptable.
WhappScan traite ce qui reste en dehors de Peppol : il lit les factures, tickets, bons de livraison, devis et bons de commande qui arrivent en PDF ou en photo, et en restitue les champs — fournisseur, numéro de TVA, date, TVA, total et chaque ligne lorsque le document en comporte — prêts pour Excel ou votre comptabilité. Vos collaborateurs et vos clients peuvent envoyer la photo par WhatsApp, sans rien installer.
Essayez-le sur vos propres documents : l'outil facture vers Excel et l'outil ticket vers Excel sont gratuits, sans inscription, jusqu'à trois documents par jour. Pour les bons de livraison, utilisez l'outil bon de livraison vers Excel.
Vous êtes aussi actif en France ? Voir Facturation électronique depuis le 1er septembre 2026.
Pour tous les pays côte à côte, voir e-invoicing mandates country by country (en anglais).
Sources
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