Parte de viajeros, SES.HOSPEDAJES e registri regionali: quale devi davvero inviare

Quasi tutta la confusione sulla registrazione degli ospiti in Spagna nasce da un dettaglio: quattro obblighi completamente diversi condividono la stessa espressione quotidiana, *«registrare i viaggiatori»*. Hanno titolari diversi, scadenze diverse, sanzioni diverse, e tre di essi non sono comunicazioni di polizia. Il modo più rapido per distinguerli è una sola domanda: questo obbligo cambia con ogni ospite, con ogni immobile o con ogni euro?

Ciò che cambia con ogni ospite è il *parte de viajeros*. Ciò che cambia con ogni immobile sono registri e numeri: il registro turistico regionale e il NRUA dello Sportello Unico. Ciò che dipende dalle notti e dal denaro è un'imposta. Confonderli costa in modo molto concreto: avere la licenza turistica in regola e il NRUA assegnato non offre alcuna protezione rispetto alla sanzione della comunicazione di polizia, perché rispondono a domande diverse. Secondo il Real Decreto 933/2021, l'assenza di registri e l'omissione delle comunicazioni sono infrazione grave ai sensi della Ley Orgánica 4/2015, con multa da 601 a 30.000 euro (BOE).

Provalo subito — gratis, senza registrazione →

Il test da 60 secondi

Fai passare ogni requisito da queste tre domande, in quest'ordine:

Cambia ogni volta che arriva un ospite nuovo? È una comunicazione di polizia. Va a SES.HOSPEDAJES, ai Mossos d'Esquadra o alla Ertzaintza, entro 24 ore.
Resta uguale tutto l'anno per un determinato immobile? È un registro o un numero: il registro turistico regionale (VUT, VFT, VT, ETV… il nome cambia da regione a regione) e il NRUA ottenuto tramite lo Sportello Unico Digitale delle Locazioni.
Dipende dalle notti vendute e dagli incassi? È un tributo: l'imposta di soggiorno regionale, con il proprio calendario di dichiarazione.

Ciò che non rientra in nessuna delle tre è quasi sempre un requisito della piattaforma (Airbnb o Booking che chiedono un numero visibile), non un obbligo pubblico.

1. Il parte de viajeros: l'unica comunicazione ospite per ospite

È l'obbligo introdotto dal Real Decreto 933/2021. Riguarda chiunque svolga attività ricettiva — hotel, ostelli, case vacanza, camere — indipendentemente da dimensione o forma giuridica, e coinvolge anche intermediari e piattaforme che operano in Spagna.

Tre numeri da tenere a mente, tutti presi dal decreto:

24 ore. I dati vanno trasmessi in modo immediato e comunque entro 24 ore dalla prenotazione, dalla firma del contratto o dall'inizio del servizio.
3 anni. Il registro informatico va conservato per tre anni dalla fine del servizio.
601–30.000 €. La forbice della multa per infrazione grave. Le lievi (ritardi, compilazione irregolare) vanno da 100 a 600 €.

Quello che si invia non è un nome più un numero. Per ogni viaggiatore parliamo di circa diciotto campi identificativi — nome e cognomi, sesso, tipo e numero del documento, numero di supporto, nazionalità, data di nascita, indirizzo di residenza completo, telefono fisso, cellulare, email — più i dati della prenotazione (date, numero di viaggiatori, immobile) e del pagamento. Se ti serve l'elenco campo per campo prima di costruire il modulo, lo trovi in quali dati del documento la legge impone di raccogliere.

Conta anche la data di esigibilità: il periodo di adeguamento si è chiuso il 2 dicembre 2024, quindi nel 2026 non esiste più alcuna tolleranza.

2. Dove va la comunicazione: tre destinazioni, non una

Il decreto si applica su tutto il territorio nazionale, ma l'*autorità di polizia competente* non è ovunque la stessa:

Gran parte della Spagna: SES.HOSPEDAJES, la piattaforma del Ministero dell'Interno che ha sostituito Hospederías (Guardia Civil) e WebPol/E-Hotel (Policía Nacional).
Catalogna: il registro dei Mossos d'Esquadra.
Paesi Baschi: il registro della Ertzaintza.

È l'errore di destinazione più frequente tra chi gestisce immobili in più regioni. Caricare una prenotazione di Barcellona su SES.HOSPEDAJES sembra conformità — compare la schermata di conferma — ma la comunicazione non è arrivata all'autorità competente per quell'indirizzo. In pratica: la destinazione la decide l'immobile, non la sede fiscale della tua società. Se gestisci appartamenti a Girona e a Valencia, mantieni due canali in modo permanente.

3. Registro turistico e NRUA: livello immobile, non livello ospite

La registrazione turistica regionale (la licenza o dichiarazione che assegna al tuo appartamento il codice VUT/VFT/VT/ETV) è un atto unico per immobile. Abilita l'attività. Non dice nulla su chi ci ha dormito ieri notte.

Dal 2 gennaio 2025 esiste un secondo numero a livello di immobile: il NRUA, numero unico di registrazione delle locazioni creato dal Real Decreto 1312/2024 e rilasciato tramite lo Sportello Unico Digitale delle Locazioni, gestito dal Colegio de Registradores. È obbligatorio dal 1º luglio 2025: senza di esso non si può pubblicare legalmente un annuncio di affitto breve sulle grandi piattaforme (Ministerio de Vivienda).

Entrambi i numeri sono presupposti per operare. Nessuno dei due sostituisce una singola comunicazione di viaggiatori.

4. L'imposta di soggiorno: un terzo calendario

Le imposte regionali sui pernottamenti (l'IEET catalano, l'ITS delle Baleari e altre) colpiscono le notti vendute. Dipendono da notti e tariffe, si dichiarano all'agenzia fiscale regionale secondo il suo calendario, e il dato che serve non è il numero di supporto del documento: è l'occupazione. Trattala come contabilità, non come check-in.

Fai il conto con i tuoi numeri

Ecco il calcolo che non compare in queste guide, perché dipende dalla tua operatività e non dalla gazzetta ufficiale. Prendi tre dati misurabili questa settimana:

P — prenotazioni al mese.
O — ospiti per prenotazione da comunicare.
T — minuti reali per ospite: aprire la foto del documento arrivata su WhatsApp, digitare i campi, correggere quelli che il sistema rifiuta.

Minuti al mese = P × O × T. Un gestore con 60 prenotazioni mensili, 2,4 ospiti comunicati ciascuna e 4 minuti misurati per ospite arriva a 576 minuti: circa 9,6 ore al mese, ogni mese, per ridigitare dati già presenti dentro una foto. Moltiplica per il tuo costo orario e ottieni la cifra in euro. Il punto non è il numero: è che T devi misurarlo tu, perché è lì che affondano i gestori multi-regione, che digitano lo stesso ospite una volta nel canale di polizia e una seconda nel PMS o nel foglio delle presenze.

Cosa cambia il 20 maggio 2026

Il Regolamento (UE) 2024/1028 sulla raccolta e condivisione dei dati negli affitti brevi si applica dal 20 maggio 2026 (EUR-Lex). Armonizza la registrazione nell'UE, obbliga le piattaforme a verificare e mostrare i numeri di registrazione e impone l'invio mensile dei dati tramite punti di ingresso digitali unici. Non tocca il parte de viajeros — resta materia di polizia — ma rende i numeri dell'immobile operativi: un numero non verificabile smette di essere un problema burocratico e diventa un rischio di rimozione dell'annuncio.

Una sola acquisizione, quattro destinazioni

Lo schema che regge nei team piccoli è acquisire l'identità una volta sola, nel momento in cui l'ospite manda la foto del documento, e poi smistarla:

L'ospite invia la foto su WhatsApp: nessuna app, nessun portale, nessuna password.
I campi vengono estratti in una riga strutturata: tipo e numero del documento, numero di supporto, nome, cognomi, data di nascita, nazionalità, sesso.
Quella riga alimenta la comunicazione di polizia (SES.HOSPEDAJES, Mossos o Ertzaintza), il PMS e il foglio delle presenze, senza una seconda digitazione.

La versione pratica di questo flusso è in registrare gli ospiti in SES.Hospedajes scansionando il documento via WhatsApp, mentre il percorso completo sulla piattaforma è nella guida 2026 a SES.Hospedajes per gli affitti brevi.

Un avvertimento prima di costruirlo: la foto di un documento in una chat WhatsApp è un dato personale in un luogo non controllato, e la conservazione triennale riguarda il *registro*, non l'immagine. Decidi da subito quanto vivono quelle foto e chi può vederle; la parte su conservazione e accessi è in come conservare le copie dei documenti senza violare il GDPR.

Domande frequenti

Qui sotto i casi limite più ricorrenti: portafogli con immobili in più regioni, ospiti che non mandano mai il documento e se il NRUA ti copre.

Se vuoi vedere quanta parte del lavoro può fare una macchina, carica un documento d'identità o una prenotazione e riprenditi i campi già strutturati: provalo gratis, senza registrazione.

Domande frequenti

Se ho licenza turistica e NRUA, devo comunque inviare il parte de viajeros?

Sì. Quelli sono titoli abilitativi dell'immobile; il parte è una comunicazione di polizia per ogni ospite prevista dal Real Decreto 933/2021, entro 24 ore da ogni soggiorno. Ometterla è infrazione grave (601–30.000 €) anche con la licenza perfettamente in regola.

Gestisco immobili in Catalogna e in Andalusia. Posso inviare tutto tramite SES.HOSPEDAJES?

No. La destinazione segue l'indirizzo dell'immobile. I soggiorni catalani vanno al registro dei Mossos d'Esquadra e quelli baschi alla Ertzaintza; il resto a SES.HOSPEDAJES. Con un portafoglio misto, due canali paralleli sono la normalità.

Per quanto tempo vanno conservati i dati? Include la foto del documento?

Il decreto impone di conservare il registro informatico per tre anni dalla fine del servizio. L'obbligo riguarda il registro, non la conservazione dell'immagine del documento: decidi separatamente la retention delle immagini, con criterio GDPR, ed elimina le foto una volta acquisiti e comunicati i campi.

Il Regolamento (UE) 2024/1028 sostituisce il parte de viajeros da maggio 2026?

No. Si applica dal 20 maggio 2026 e opera a livello di immobile: numeri di registrazione armonizzati, verifica da parte delle piattaforme e invio mensile dei dati tramite punti di ingresso digitali unici. La comunicazione di polizia per ogni ospite resta identica.