Ospiti extra-UE: passaporto, NIE e quale campo compilare in SES.Hospedajes

Se gestisci un alloggio in Spagna, la decisione che manda in errore più schede non è il numero di passaporto. È il tipo di documento che selezioni. Quel menu a tendina decide se altri due campi —*segundo apellido* e *número de soporte*— diventano obbligatori o devono restare vuoti. Segna `NIE` a un ospite che ti mostra un passaporto brasiliano e la piattaforma pretenderà un numero di supporto che quel documento non ha. Segna `PAS` a un residente la cui TIE è il documento che hai effettivamente fotocopiato, e la tua registrazione non coincide più con l'atto che sei obbligato a conservare per tre anni.

Ecco il numero che dovrebbe misurare quanta attenzione mettere: l'omissione parziale dei dati, gli errori nei dati del viaggiatore e l'invio fuori termine sono infrazioni lievi del Real Decreto 933/2021, sanzionate dal capitolo V della Ley Orgánica 4/2015 — la fascia lieve va da 100 a 600 euro — e il termine di invio è di 24 ore dal check-in.

Provalo subito — gratis, senza registrazione →

La seconda cosa che nessuno dice all'inizio: un passaporto scansionato alla perfezione ti restituisce circa sei dei dati del viaggiatore richiesti dall'allegato. Il resto —indirizzo di residenza, telefono, e-mail, grado di parentela— non è stampato su nessun documento di viaggio. Se progetti il check-in pensando "tanto scansioniamo il passaporto alla porta", hai progettato un processo che fallisce su metà del modulo.

I cinque codici documento e quando si usano

SES.Hospedajes lavora con una lista chiusa. Per ogni ospite ne vale uno solo:

DNI spagnolo → tipo `NIF`. Supporto obbligatorio. Secondo cognome obbligatorio.
TIE (carta d'identità per stranieri rilasciata in Spagna) → tipo `NIE`. Supporto obbligatorio. Secondo cognome se la carta lo riporta.
Certificato di registrazione UE (il foglio verde o la tessera verde) → tipo `NIE` con supporto, ma leggi l'avvertenza più sotto.
Qualsiasi passaporto, di qualsiasi paese → tipo `PAS`. Nessun supporto. Nessun secondo cognome.
Qualsiasi altra carta d'identità nazionale (la carta d'identità italiana, per esempio) → tipo `OTRO`. Nessun supporto.

La regola pratica per un ospite extra-UE: se vive all'estero è `PAS`. Se vive in Spagna è quasi sempre `NIE` con la sua TIE. Il passaporto di un residente è un documento di viaggio valido, ma non è quello che attesta la sua posizione in Spagna: se qualcuno incrocia la tua scheda con il fascicolo di soggiorno, ciò che combacia è la TIE.

Campo per campo: ospite extra-UE che arriva con il passaporto

È il caso più frequente in un affitto turistico. Si compila così:

Nome — i nomi propri come sono stampati, non il diminutivo con cui si presenta.
Primo cognome — il cognome come figura sul passaporto.
Secondo cognome — vuoto. Quasi tutti i documenti non spagnoli hanno un unico campo cognome; spezzarlo in due crea un disallineamento.
Tipo di documento — `PAS`.
Numero del documento — il numero di passaporto, lettere incluse, senza spazi.
Numero di supporto — vuoto. Sul passaporto non esiste e la scheda resta valida.
Nazionalità — il paese emittente indicato sul documento.
Data di nascita e sesso — entrambi stampati sulla pagina dati.
Indirizzo di residenza abituale, paese, telefono, e-mail — nulla di tutto questo sta sul passaporto. Va chiesto.
Grado di parentela — richiesto quando nel gruppo viaggia un minore. L'allegato del RD 933/2021 chiede la relazione tra viaggiatori quando uno di loro è minorenne; gli under 14 non firmano la scheda di ingresso, i loro dati li fornisce l'adulto accompagnatore.

L'ospite che dice "io ho il NIE"

Qui si sbaglia più spesso, perché nel parlato "NIE" indica tre cose diverse.

Il NIE è un numero, non un documento. Il documento che lo porta è la TIE, una tessera. Nel campo *numero del documento* scrivi il NIE: lettera, sette cifre, lettera (X, Y o Z all'inizio nella maggior parte dei casi). Nel campo *numero di supporto* scrivi una stringa completamente diversa: la lettera E seguita da 8 cifre, con zeri iniziali se il numero stampato è più corto — per esempio `E00654321`. Identifica la tessera fisica, non la persona, quindi cambia a ogni rinnovo.

Da qui due trappole:

Un ospite che ha rinnovato la TIE il mese scorso ha lo stesso NIE e un supporto nuovo. Se riusi la scheda del soggiorno precedente, il supporto è sbagliato.
Il vecchio certificato verde in formato A4 non è una carta d'identità e non ha fotografia. C'è chi lo registra come documento dell'ospite: la pratica prudente è registrare il documento che davvero identifica la persona —carta d'identità del suo paese o passaporto— e tenere il certificato solo come prova di supporto.

Gli ospiti UE non sono un caso di NIE

Un francese con la carte d'identité è `OTRO`, non `NIE`. Un italiano con il passaporto è `PAS`. La cittadinanza europea non crea un documento spagnolo. Un cittadino UE entra come `NIE` solo se è registrato come residente e stai usando quel documento di registrazione.

Cosa ti dà davvero la scansione di un passaporto

Ogni passaporto moderno ha una zona a lettura ottica in fondo alla pagina dati. Nel formato TD3, quello dei passaporti, sono due righe da 44 caratteri definite dal Doc 9303 dell'ICAO, e codificano tipo di documento, stato emittente, nome, numero del documento, nazionalità, data di nascita, sesso e scadenza, ciascuno con la sua cifra di controllo.

La buona notizia: quei campi si leggono con affidabilità quasi perfetta, molto superiore alla zona visiva, perché l'alfabeto è ridotto a maiuscole, cifre e il riempitivo `<`.

La cattiva notizia è strutturale, non tecnica:

La MRZ non contiene indirizzo, né telefono, né e-mail. Tre campi obbligatori, zero presenza sul documento.
Il campo nome viene troncato quando non ci sta. Un ospite dal nome lungo apparirà tagliato nella MRZ mentre la zona stampata lo mostra per intero: prendi sempre il nome dalla pagina stampata e usa la MRZ per confermarlo.
La nazionalità è un codice di tre lettere (`DEU`, `MAR`, `USA`), non un nome di paese, e va convertita prima di finire nel modulo.

Conclusione operativa: raccogli indirizzo, telefono ed e-mail in fase di prenotazione, per iscritto, e usa il documento solo per i dati identificativi. Se li insegui sulla porta con la fila dietro, l'orologio delle 24 ore è già partito.

Cinque errori e quanto costano davvero

Supporto scritto nel campo del documento (o viceversa). La scheda viene respinta o, peggio, accettata con un identificativo senza senso. Vale come errore nei dati del viaggiatore.
Supporto senza zeri iniziali: `E654321` invece di `E00654321`. Stessa categoria.
Passaporto registrato a un residente titolare di TIE. Non è automaticamente un'infrazione, ma il registro cartaceo e quello elettronico non coincidono più, e vanno conservati entrambi tre anni dalla fine del servizio.
Secondo cognome inventato a uno straniero. Spezzare "Van der Berg" in due caselle crea un nome che non corrisponde a nessun documento.
Invio oltre le 24 ore perché mancava l'e-mail dell'ospite. Infrazione lieve, esplicitamente.

L'elenco completo di ciò che la norma richiede sta in Check-in ospiti: quali campi del documento richiede la legge, mentre il percorso dentro la piattaforma è in Registrazione viaggiatori in SES.Hospedajes: la guida 2026 per gli affitti turistici.

Una procedura di check-in che regge il sabato pieno

In prenotazione, raccogli indirizzo, paese di residenza, telefono ed e-mail nel modulo stesso. Sono i quattro campi che nessuna scansione produrrà.
Prima dell'arrivo, chiedi a ogni viaggiatore sopra i 14 anni una foto del documento con cui viaggia e una domanda accanto: *risiedi in Spagna?* Quella sola domanda lo instrada su `PAS` o su `NIE`.
All'arrivo, confronta persona e foto e controlla la scadenza.
Entro 24 ore, trasmetti. Non accumulare gli arrivi del sabato per il lunedì.
Conservazione: il registro, tre anni dalla fine del servizio; le immagini, il minimo indispensabile. Su cosa puoi conservare e cosa no, Come conservare le copie dei documenti dei clienti senza violare il GDPR: l'autorità spagnola per la protezione dei dati è stata restrittiva sulla conservazione sistematica di fotografie di documenti d'identità.

Il passo 2 è quello che conviene automatizzare. Un ospite appena atterrato manda una foto su WhatsApp senza farselo ripetere; chiedergli di installare qualcosa è la via più rapida per ritrovarti a digitare tu il passaporto a mezzanotte. Come quella foto diventa campi compilati è spiegato in Registra i viaggiatori in SES.Hospedajes scansionando il documento via WhatsApp.

Con il tipo di documento giusto, tutto il resto —quali campi compaiono, quali restano vuoti, se la scheda passa— viene da sé. Azzecca il menu a tendina e il resto è solo battitura.

Vuoi vedere in cosa si trasforma la foto di un passaporto o di una TIE? Provalo gratis, senza registrazione.