Parte de viajeros, SES.HOSPEDAJES y registros autonómicos: cuál presentas de verdad

Parte de viajeros, SES.HOSPEDAJES y registros autonómicos: cuál presentas de verdad

Casi toda la confusión con el registro de huéspedes en España viene de lo mismo: cuatro obligaciones distintas comparten la misma frase de andar por casa, *«registrar viajeros»*. Tienen dueños distintos, plazos distintos, sanciones distintas, y tres de ellas no son comunicaciones policiales. La forma más rápida de separarlas es una sola pregunta: ¿esta obligación cambia con cada huésped, con cada inmueble o con cada euro?

Lo que cambia con cada huésped es el parte de viajeros. Lo que cambia con cada inmueble son registros y números: el registro turístico autonómico y el NRUA de la Ventanilla Única. Lo que cambia con las noches y el dinero es un impuesto. Confundirlos sale caro de una forma muy concreta: tener la licencia turística en regla y el NRUA concedido no te protege en absoluto frente a la sanción del parte, porque responden a preguntas distintas. Según el Real Decreto 933/2021, la carencia de registros y la omisión de comunicaciones son infracción grave conforme a la Ley Orgánica 4/2015, con multa de 601 a 30.000 euros (BOE).

El test de 60 segundos

Pasa cada requisito por estas tres preguntas, en este orden:

• ¿Cambia cada vez que entra un huésped nuevo? Es una comunicación policial. Va a SES.HOSPEDAJES, a los Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza, en 24 horas.
• ¿Se mantiene igual todo el año para un inmueble concreto? Es un registro o un número: el registro turístico autonómico (VUT, VFT, VT, ETV… el nombre cambia según la comunidad) y el NRUA que se obtiene en la Ventanilla Única Digital de Arrendamientos.
• ¿Depende de las noches vendidas y del dinero cobrado? Es un tributo: el impuesto turístico autonómico, con su propio calendario de autoliquidación.

Lo que no encaja en ninguna de las tres suele ser un requisito de la plataforma (Airbnb o Booking pidiéndote un número visible), no una obligación pública.

1. El parte de viajeros: la única comunicación huésped a huésped

Es la obligación del Real Decreto 933/2021. Alcanza a quien ejerce actividad de hospedaje —hoteles, hostales, viviendas turísticas, habitaciones—, con independencia del tamaño o la forma jurídica, y también a intermediarios y plataformas que operan en España.

Tres cifras que conviene tener memorizadas, todas del propio decreto:

• 24 horas. Los datos se transmiten de forma inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas desde la reserva, la formalización del contrato o el inicio del servicio.
• 3 años. El registro informático se conserva tres años desde la finalización del servicio.
• 601–30.000 €. Horquilla de multa de la infracción grave. Las leves (retrasos, cumplimentación irregular) van de 100 a 600 €.

Lo que se envía no es un nombre y un número. Por viajero hablamos de unos dieciocho campos de identidad —nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento, número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio habitual completo, teléfono fijo, móvil, correo electrónico—, más datos de la reserva (fechas, número de viajeros, inmueble) y del pago. Si necesitas el desglose campo a campo antes de montar tu formulario, lo tienes en qué datos del documento exige exactamente la ley.

La fecha de exigibilidad también importa: el periodo de adaptación terminó el 2 de diciembre de 2024, así que en 2026 no hay margen de cortesía.

2. Dónde va el parte: tres destinos, no uno

El decreto se aplica en todo el territorio nacional, pero la *autoridad policial competente* no es la misma en todas partes:

• Mayor parte de España: SES.HOSPEDAJES, la plataforma del Ministerio del Interior que sustituyó a Hospederías (Guardia Civil) y a WebPol/E-Hotel (Policía Nacional).
• Cataluña: el registro de los Mossos d'Esquadra.
• País Vasco: el registro de la Ertzaintza.

Este es el error de destino más frecuente entre gestores con inmuebles en varias comunidades. Subir una reserva de Barcelona a SES.HOSPEDAJES parece cumplimiento —sale la pantalla de confirmación— pero la comunicación no ha llegado a la autoridad competente para esa dirección. En la práctica: el destino lo marca el inmueble, no el domicilio fiscal de tu empresa. Si gestionas pisos en Girona y en Valencia, mantienes dos canales de forma permanente.

3. Registro turístico y NRUA: nivel inmueble, no nivel huésped

El registro turístico autonómico (la licencia o declaración responsable que da a tu piso su código VUT/VFT/VT/ETV) es un acto único por inmueble. Habilita la actividad. No dice nada de quién durmió allí anoche.

Desde el 2 de enero de 2025 hay un segundo número de inmueble: el NRUA, número de registro único de arrendamiento creado por el Real Decreto 1312/2024 y emitido a través de la Ventanilla Única Digital de Arrendamientos, gestionada por el Colegio de Registradores. Es obligatorio desde el 1 de julio de 2025: sin él no se puede anunciar legalmente un alquiler de corta duración en las grandes plataformas (Ministerio de Vivienda).

Ambos números son requisito para operar. Ninguno sustituye a un solo parte de viajeros.

4. El impuesto turístico: un tercer calendario

Los impuestos autonómicos sobre estancias (el IEET catalán, el ITS balear y otros) gravan las pernoctaciones. Dependen de noches y tarifas, se autoliquidan ante la hacienda autonómica en su propio calendario, y el dato que necesitas no es el número de soporte del documento: es la ocupación. Trátalo como contabilidad, no como check-in.

Haz el cálculo con tus propios números

Este es el cálculo que no aparece en las guías, porque depende de tu operación y no del BOE. Toma tres datos que puedes medir esta misma semana:

1. R — reservas al mes.
2. H — huéspedes por reserva que hay que comunicar.
3. T — minutos reales por huésped: abrir la foto del DNI que te mandaron por WhatsApp, teclear los campos, corregir los que el sistema rechaza.

Minutos al mes = R × H × T. Un gestor con 60 reservas mensuales, 2,4 huéspedes comunicados por reserva y 4 minutos medidos por huésped está en 576 minutos: unas 9,6 horas al mes, todos los meses, retecleando datos que ya existen dentro de una foto. Multiplica por tu coste/hora cargado y tendrás el euro. Lo importante no es la cifra: es que T lo tienes que medir tú, porque ahí es donde se hunden los gestores multicomunidad, que teclean al mismo huésped una vez en el canal policial y otra en el PMS o en la hoja de ocupación.

Qué cambia el 20 de mayo de 2026

El Reglamento (UE) 2024/1028 sobre recogida y transmisión de datos en alquileres de corta duración se aplica desde el 20 de mayo de 2026 (EUR-Lex). Armoniza el registro en la UE, obliga a las plataformas a verificar y mostrar los números de registro y exige remisión mensual de datos a través de puntos de entrada digitales únicos. No toca el parte de viajeros —eso sigue siendo asunto policial—, pero convierte los números de inmueble en algo operativo: un número que no se puede verificar deja de ser un problema de papeleo y pasa a ser un riesgo de que te retiren el anuncio.

Una captura, cuatro destinos

El patrón que funciona en equipos pequeños es capturar la identidad una sola vez, en el momento en que el huésped manda la foto del documento, y a partir de ahí repartir:

• El huésped envía la foto por WhatsApp: sin app, sin portal, sin contraseña.
• Los campos se extraen a una fila estructurada: tipo y número de documento, número de soporte, nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo.
• Esa fila alimenta la comunicación policial (SES.HOSPEDAJES, Mossos o Ertzaintza), el PMS y la hoja de ocupación, sin un segundo tecleo.

La versión práctica de ese flujo está en registrar huéspedes en SES.Hospedajes escaneando su DNI por WhatsApp, y el recorrido completo por la plataforma, en la guía 2026 de SES.Hospedajes para alquiler vacacional.

Un aviso antes de montarlo: una foto de un DNI en un hilo de WhatsApp es un dato personal en un sitio sin control, y la conservación de tres años se refiere al *registro*, no a la imagen. Decide desde el principio cuánto viven esas fotos y quién las ve; la parte de conservación y accesos la tienes en cómo guardar copias del DNI sin incumplir el RGPD.

Preguntas frecuentes

Abajo tienes los casos límite que más se repiten: carteras con inmuebles en varias comunidades, huéspedes que nunca mandan el documento y si el NRUA te cubre.

Si quieres ver cuánta parte del parte puede hacer una máquina, sube un DNI o un documento de reserva y recupera los campos ya estructurados: pruébalo gratis, sin registro.

Preguntas frecuentes

Si tengo licencia turística y NRUA, ¿sigo teniendo que presentar el parte de viajeros?

Sí. Esos son títulos habilitantes del inmueble; el parte es una comunicación policial por huésped del Real Decreto 933/2021, en 24 horas desde cada estancia. Omitirlo es infracción grave (601–30.000 €) por muy en regla que esté la licencia.

Gestiono inmuebles en Cataluña y en Andalucía. ¿Puedo presentarlo todo en SES.HOSPEDAJES?

No. El destino lo marca la dirección del inmueble. Las estancias en Cataluña van al registro de los Mossos d'Esquadra y las del País Vasco a la Ertzaintza; el resto, a SES.HOSPEDAJES. Con cartera mixta, lo normal es mantener dos canales en paralelo.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los datos? ¿Incluye la foto del DNI?

El decreto exige conservar el registro informático tres años desde la finalización del servicio. Esa obligación es sobre el registro, no sobre guardar la imagen del documento: decide la retención de imágenes aparte, con criterio RGPD, y borra las fotos una vez capturados y comunicados los campos.

¿El Reglamento (UE) 2024/1028 sustituye al parte de viajeros desde mayo de 2026?

No. Se aplica desde el 20 de mayo de 2026 y opera a nivel de inmueble: números de registro armonizados, verificación por las plataformas y remisión mensual de datos vía puntos de entrada digitales únicos. La comunicación policial de cada huésped sigue igual.