Hóspedes extracomunitários: passaporte, NIE e que campo preencher no SES.Hospedajes

Se alojas em Espanha, a decisão que mais fichas estraga não é o número do passaporte. É o tipo de documento que selecionas. Essa lista pendente decide se outros dois campos —*segundo apellido* e *número de soporte*— passam a ser obrigatórios ou têm de ficar em branco. Marca `NIE` a um hóspede que te mostra um passaporte brasileiro e a plataforma vai exigir um número de suporte que esse documento não tem. Marca `PAS` a um residente cuja TIE é o documento que realmente fotocopiaste e o teu registo deixa de coincidir com aquilo que és obrigado a guardar durante três anos.

O número que deve medir o cuidado a pôr nisto: a omissão parcial de dados, os erros nos dados do viajante e o envio fora de prazo são infrações leves do Real Decreto 933/2021, sancionadas pelo capítulo V da Ley Orgánica 4/2015 — o escalão leve vai de 100 a 600 euros — e o prazo de envio é de 24 horas a contar do check-in.

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E a segunda coisa que ninguém diz logo: um passaporte digitalizado na perfeição dá-te cerca de seis dos dados do viajante que o anexo exige. O resto —morada, telefone, e-mail, grau de parentesco— não está impresso em nenhum documento de viagem. Se desenhas o check-in a pensar "digitalizamos o passaporte à porta", desenhaste um processo que falha em metade do formulário.

Os cinco códigos de documento e quando se usa cada um

O SES.Hospedajes trabalha com uma lista fechada. Para cada hóspede só um serve:

DNI espanhol → tipo `NIF`. Suporte obrigatório. Segundo apelido obrigatório.
TIE (cartão de identidade de estrangeiro emitido em Espanha) → tipo `NIE`. Suporte obrigatório. Segundo apelido se o cartão o trouxer.
Certificado de registo da UE (o papel verde ou o cartão verde) → tipo `NIE` com suporte, mas lê o aviso abaixo.
Qualquer passaporte, de qualquer país → tipo `PAS`. Sem suporte. Sem segundo apelido.
Qualquer outro documento nacional de identidade (o Cartão de Cidadão português, por exemplo) → tipo `OTRO`. Sem suporte.

A regra prática para um hóspede extracomunitário: se vive fora, é `PAS`. Se vive em Espanha, é quase sempre `NIE` com a sua TIE. O passaporte de um residente é um documento de viagem válido, mas não é o que comprova a sua situação em Espanha; se alguém cruzar o teu registo com o processo de estrangeiros, o que bate certo é a TIE.

Campo a campo: hóspede extracomunitário que chega com passaporte

É o caso mais frequente num alojamento local. Preenche-se assim:

Nome — os nomes próprios tal como estão impressos, não o diminutivo com que se apresenta.
Primeiro apelido — o apelido tal como figura no passaporte.
Segundo apelido — em branco. A maioria dos documentos estrangeiros tem um único campo de apelido; parti-lo em dois cria uma discrepância.
Tipo de documento — `PAS`.
Número do documento — o número do passaporte, letras incluídas, sem espaços.
Número de suporte — em branco. Não existe num passaporte e a ficha é igualmente válida.
Nacionalidade — o país emissor indicado no documento.
Data de nascimento e sexo — ambos impressos na página de dados.
Morada de residência habitual, país, telefone e e-mail — nada disto está no passaporte. Tem de ser pedido.
Grau de parentesco — exigido quando viaja um menor no grupo. O anexo do RD 933/2021 pede a relação entre viajantes quando algum é menor de idade; os menores de 14 anos não assinam a ficha de entrada, os dados são fornecidos pelo adulto acompanhante.

O hóspede que diz "eu tenho NIE"

É aqui que mais fichas se estragam, porque na linguagem corrente "NIE" significa três coisas diferentes.

O NIE é um número, não é um documento. O documento que o transporta é a TIE, um cartão. No campo *número do documento* escreves o NIE: letra, sete dígitos, letra (X, Y ou Z no início, na maioria dos casos). No campo *número de suporte* escreves uma cadeia completamente diferente: a letra E seguida de 8 dígitos, com zeros à esquerda se o número impresso for mais curto — por exemplo `E00654321`. Identifica o cartão físico, não a pessoa, por isso muda em cada renovação.

Daí saem duas armadilhas:

Um hóspede que renovou a TIE no mês passado tem o mesmo NIE e um suporte novo. Se reutilizares a ficha da estadia anterior, o suporte já está errado.
O antigo certificado verde em A4 não é um cartão de identidade nem tem fotografia. Há anfitriões que o registam como documento do hóspede; o prudente é registar o documento que de facto identifica a pessoa —o documento de identidade do seu país ou o passaporte— e guardar o certificado apenas como prova complementar.

Hóspedes da UE não são um caso de NIE

Um português com Cartão de Cidadão é `OTRO`, não `NIE`. Um italiano com passaporte é `PAS`. Ser cidadão da UE não cria um documento espanhol. Um cidadão comunitário só entra como `NIE` quando está registado como residente e estás a usar esse documento de registo.

O que a digitalização de um passaporte te dá mesmo

Todo o passaporte moderno tem uma zona de leitura ótica no fundo da página de dados. No formato TD3, o dos passaportes, são duas linhas de 44 caracteres definidas pelo Doc 9303 da OACI, e codificam tipo de documento, estado emissor, nome, número do documento, nacionalidade, data de nascimento, sexo e validade, cada um com o seu dígito de controlo.

A boa notícia: esses campos leem-se com fiabilidade quase perfeita, muito acima da zona visual, porque o alfabeto está limitado a maiúsculas, dígitos e o enchimento `<`.

A má notícia é estrutural, não técnica:

A MRZ não tem morada, nem telefone, nem e-mail. Três campos obrigatórios, zero presença no documento.
O campo do nome é truncado quando não cabe. Um hóspede com nome longo aparece cortado na MRZ enquanto a zona impressa o mostra inteiro: tira sempre o nome da página impressa e usa a MRZ para confirmar.
A nacionalidade é um código de três letras (`DEU`, `MAR`, `USA`), não um nome de país, e tem de ser convertida antes de entrar no formulário.

Conclusão de desenho: recolhe morada, telefone e e-mail na reserva, por escrito, e usa o documento só para os dados de identidade. Se andas atrás deles à porta com fila atrás, o relógio das 24 horas já está a contar.

Cinco erros e o que cada um custa

Suporte escrito no campo do documento (ou ao contrário). O registo é rejeitado ou, pior, aceite com um identificador sem sentido. Conta como erro nos dados do viajante.
Suporte sem zeros à esquerda: `E654321` em vez de `E00654321`. Mesma categoria.
Passaporte registado a um residente que tem TIE. Não é automaticamente uma infração, mas o registo documental e o eletrónico deixam de bater certo — e ambos têm de ser guardados três anos desde o fim do serviço.
Segundo apelido inventado a um estrangeiro. Partir "Van der Berg" em duas caixas cria um nome que não corresponde a documento nenhum.
Envio passadas as 24 horas porque faltava o e-mail do hóspede. Infração leve, explicitamente.

A lista completa do que a norma exige está em Check-in de hóspedes: que campos do documento a lei obriga a recolher, e o percurso pela plataforma em Registo de viajantes no SES.Hospedajes: o guia 2026 para alojamento local.

Um procedimento de check-in que aguenta um sábado cheio

Na reserva, recolhe morada, país de residência, telefone e e-mail no próprio formulário. São os quatro campos que nenhuma digitalização vai produzir.
Antes da chegada, pede a cada viajante com mais de 14 anos uma foto do documento com que viaja e uma pergunta ao lado: *resides em Espanha?* Só essa pergunta encaminha-o para `PAS` ou para `NIE`.
À chegada, confere pessoa e foto e verifica a validade.
Dentro de 24 horas, envia. Não acumules as entradas de sábado para segunda.
Conservação: o registo, três anos desde o fim do serviço; as imagens, o mínimo indispensável. Sobre o que podes guardar e o que não, Como guardar cópias do documento dos clientes sem violar o RGPD: a autoridade espanhola de proteção de dados tem sido restritiva quanto a reter fotografias de documentos de identidade por rotina.

O passo 2 é o que compensa automatizar. Um hóspede que acabou de aterrar manda uma foto por WhatsApp sem que lho peçam duas vezes; pedir-lhe que instale seja o que for é o caminho rápido para seres tu a digitar o passaporte à meia-noite. Como essa foto se transforma em campos preenchidos está em Regista viajantes no SES.Hospedajes digitalizando o documento por WhatsApp.

Com o tipo de documento certo, tudo o resto —que campos aparecem, quais ficam vazios, se a ficha é aceite— sai sozinho. Acerta na lista pendente e o resto é só teclar.

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