Due diligence sull'acquirente straniero in Costa del Sol: il fascicolo da conservare 10 anni

Nella provincia di Málaga il 32,80% delle compravendite di case del 2025 è stato realizzato da acquirenti stranieri: seconda solo ad Alicante (43,29%) e più del doppio della media nazionale, ferma al 13,8%, secondo i dati del Colegio de Registradores pubblicati ad aprile 2026. Se la tua agenzia lavora tra Estepona e Nerja, la pratica internazionale non è l'eccezione che capita due volte l'anno. È la pratica ordinaria.

Ed ecco il vuoto che quasi tutti gli articoli sulla due diligence in Costa del Sol lasciano aperto: analizzano l'immobile — nota simple, ipoteche, licenze, IBI, debiti condominiali. Quasi nessuno analizza l'altro lato del tavolo. Con la Ley 10/2010 l'intermediario immobiliare è *soggetto obbligato*: deve identificare l'acquirente, stabilire chi è il titolare effettivo, capire da dove arriva il denaro e conservare il fascicolo per 10 anni. L'analisi dell'immobile protegge il cliente. Quella dell'acquirente protegge l'agenzia.

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Questa guida è la seconda: cosa chiedere a un acquirente straniero, in che ordine, e cosa si rompe se lo chiedi tardi.

Due due diligence, due responsabili diversi

Usalo come criterio quando arriva un contatto su WhatsApp alle nove di sera:

Due diligence dell'immobile: la guida l'avvocato dell'acquirente. Registro, gravami, licenze, urbanistica, debiti condominiali, certificato energetico. Se va male, chi perde soldi è l'acquirente.
Due diligence dell'acquirente (KYC/AML): la guidi tu, intermediario. Identità, residenza, titolarità effettiva, origine dei fondi, profilo di rischio. Se va male, l'ispezione la ricevi tu, e il cliente è sparito da un pezzo.

Corrono in parallelo, ma solo una è un tuo obbligo di legge. Le agenzie che le confondono si ritrovano con una relazione legale impeccabile sulla villa e una cartella vuota su chi la paga.

Il pacchetto documentale di un acquirente non residente

Per una persona fisica straniera, senza strutture societarie, il fascicolo deve contenere:

Passaporto (o carta d'identità per i cittadini UE), valido, con la pagina dati completa. Non la foto di una foto.
NIE, il codice fiscale spagnolo per stranieri: si richiede al consolato spagnolo del paese d'origine o a un ufficio immigrazione in Spagna, con passaporto, modulo e motivazione (l'acquisto stesso).
Prova del domicilio all'estero: bolletta, estratto conto o certificato di residenza fiscale, recente.
Prova dell'origine dei fondi: estratti conto, l'atto di vendita di un immobile precedente, un certificato bancario, una dichiarazione dei redditi, un documento su dividendi o bonus. "Fa il medico a Monaco" non è una prova.
Regime patrimoniale coniugale, se l'acquirente è sposato. I regimi stranieri non sono ovvi per un notaio spagnolo ed è un blocco classico il giorno del rogito.
Procura, apostillata e con traduzione giurata, se firma un rappresentante.
Catena societaria, se compra una società: atto costitutivo, struttura dei soci e titolare effettivo. Il procedimento è in come verificare il titolare effettivo di un cliente societario.

Cosa si aspetta il SEPBLAC da un'agenzia — analisi del rischio, manuale interno, conservazione — lo trovi in gli obblighi antiriciclaggio delle agenzie immobiliari.

Quando deve esistere ogni documento

Il fascicolo non si monta la settimana prima del rogito. Si aggancia alle tappe dell'operazione:

Prima della prenotazione: passaporto e identificazione base. Stai già intermediando.
Prima delle arras (caparra): NIE richiesto, colloquio sull'origine dei fondi fatto, titolare effettivo identificato se compra una società. È anche il momento in cui la documentazione dell'immobile deve essere completa: vedi la checklist documentale per un contratto di caparra senza sorprese.
Prima del rogito: NIE concesso, mezzi di pagamento documentati, procure apostillate e tradotte.
Dopo il rogito: modelo 600 per l'ITP entro 30 giorni lavorativi dalla firma. In Andalusia l'aliquota generale sull'usato è del 7% e l'AJD dell'1,2%. Il ritardo senza sollecito comporta maggiorazioni del 5%, 10% o 15% a seconda dei mesi, e del 20% più interessi oltre i dodici mesi.

Ecco perché un NIE tardivo non è un dettaglio burocratico. Su una villa da 450.000 €, l'ITP al 7% fa 31.500 €; superare i sei mesi aggiunge il 15% — 4.725 € — per un documento che si ottiene con un appuntamento.

Contante: i due limiti, e quello che tutti citano male

La Ley 11/2021 fissa due soglie, e la pratica internazionale è esattamente dove si confondono:

1.000 € quando una delle parti agisce come imprenditore o professionista.
10.000 € quando chi paga è una persona fisica non residente in Spagna e non agisce come imprenditore o professionista.

La sanzione è del 25% dell'importo pagato indebitamente in contanti, e rispondono sia chi paga sia chi incassa. Chi lo denuncia all'Agenzia delle Entrate spagnola entro tre mesi dal pagamento è esente.

Due conseguenze pratiche. Primo: la tua provvigione non rientra mai nel limite dei 10.000 € — tu agisci da professionista, quindi il tuo tetto è 1.000 €. Secondo: dal 10 luglio 2027 si applica in tutta l'UE il Regolamento (UE) 2024/1624 (AMLR), con un tetto armonizzato di 10.000 € in contanti e gli operatori immobiliari espressamente indicati come soggetti obbligati. La direzione è meno eccezioni, non di più.

Tre errori che costano davvero

Vendere una golden visa che non esiste più. Il permesso di soggiorno per investimento è stato abrogato dalla Ley Orgánica 1/2025 e non accetta nuove domande dal 3 aprile 2025. Comprare casa in Spagna non dà più un permesso di residenza. Le domande presentate prima proseguono e i permessi in essere si rinnovano, ma un annuncio che nel 2026 lascia intendere una golden visa è pubblicità ingannevole.

Ripetere l'"imposta al 100% per gli extracomunitari" come se fosse legge. Annunciata a gennaio 2025 e ammessa all'iter parlamentare a maggio 2025, non è stata approvata e non ha data di entrata in vigore. Mettere fretta a un acquirente con una scadenza inventata è la via più rapida a un reclamo.

Raccogliere copie dei documenti e conservarle male. Chat di WhatsApp, galleria del telefono, una cartella condivisa che apre chiunque. Il fascicolo antiriciclaggio deve sopravvivere a un'ispezione fra dieci anni, e il GDPR ha regole proprie: la tensione tra i due la spieghiamo in come conservare le copie dei documenti dei clienti senza violare il GDPR.

Quanto ti costa in tempo

Fai i tuoi conti invece di fidarti di un benchmark. Conta i documenti di una pratica internazionale: passaporto, NIE, prova di domicilio, due o tre estratti conto, una procura, la catena societaria se c'è. Diciamo otto documenti. Ora cronometrati una volta, onestamente, sul ciclo completo: scaricare da WhatsApp, rinominare, leggere i campi, digitare nome, numero del documento, data di nascita, nazionalità, scadenza e indirizzo nel CRM, archiviare.

Se quel ciclo sono 10 minuti a documento, una pratica sono 80 minuti di pura trascrizione. Dodici pratiche internazionali al mese fanno 16 ore: due giornate a copiare dati già stampati sui documenti. Lo stesso calcolo esteso a tutta l'agenzia è in quante ore al mese la tua agenzia perde davvero in scartoffie.

La trascrizione è anche dove vivono gli errori: un numero di passaporto letto male o una scadenza digitata al posto della data di rilascio trasformano un fascicolo pulito in un rilievo. Automatizzare proprio quel passaggio — l'acquirente inoltra la foto a un numero WhatsApp e i campi tornano strutturati — è quello che raccontiamo nella guida per automatizzare KYC e identificazione dei clienti via WhatsApp.

Domande frequenti

Serve il NIE prima di firmare la caparra? Non obbligatoriamente, ma a quel punto deve essere già richiesto. Il NIE serve per il rogito e per pagare l'imposta, e i tempi consolari variano moltissimo da paese a paese.

Posso appoggiarmi all'identificazione del notaio invece della mia? No. Il notaio ha obblighi propri; i tuoi sono autonomi e iniziano quando inizi a intermediare, molto prima del rogito.

E se l'acquirente è una società extra-UE? Serve la catena proprietaria fino alla persona fisica che controlla, più una spiegazione plausibile della struttura. Trust e prestanome alzano il livello di rischio e la documentazione da pretendere.

Per quanto conservo il fascicolo? Dieci anni. Include identificazione, documenti sulla titolarità effettiva, analisi del rischio, contratti e atti.

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Costruire il fascicolo non è facoltativo; ridigitarlo sì. Provalo gratis, senza registrazione: manda un passaporto o una nota simple all'estrattore e ricevi i campi strutturati in pochi secondi.