Comunicar o estado da fatura (aceite, rejeitada, paga) em quatro dias: a nova obrigação espanhola que também te afeta

Comunicar o estado da fatura (aceite, rejeitada, paga) em quatro dias: a nova obrigação espanhola

Se a tua empresa compra ou vende em Espanha, tem filial espanhola ou trabalha com clientes espanhóis, há uma obrigação que o modelo português nunca te impôs: quem recebe a fatura passa a ter de comunicar o seu estado. O Real Decreto 238/2026, publicado no BOE a 31 de março de 2026, fala de quatro dias de calendário, excluindo sábados, domingos e feriados nacionais. Não são quatro dias úteis: um feriado regional ou municipal — e em Espanha cada comunidade autónoma e cada município tem os seus — não pára o contador.

O segundo ponto que quase ninguém escreve: não é um envio por fatura. São no mínimo dois estados obrigatórios por fatura — aceitação ou rejeição, e pagamento efetivo integral — separados por semanas ou meses. Uma empresa que recebe 150 faturas de fornecedor por mês fica com cerca de 300 comunicações obrigatórias por mês, umas 15 por dia útil, cada uma com o seu prazo independente. Não é tarefa de fecho mensal: é um registo permanentemente aberto.

Em Portugal, com ATCUD e SAF-T, o destinatário não comunica nada: recebe e arquiva. É precisamente por isso que quem chega de cá subestima esta parte.

O que tem de ser comunicado

O RD 238/2026 impõe dois estados ao destinatário e permite outros três de forma voluntária.

Obrigatórios:

• Aceitação ou rejeição comercial da fatura, com a data.
• Pagamento efetivo integral, com a data.

Voluntários:

• Aceitação ou rejeição parcial.
• Pagamento parcial, com montante e data.
• Cessão da fatura a terceiro para cobrança ou pagamento (factoring, confirming).

Dois pormenores do texto que mudam o método de trabalho:

A aceitação presume-se. Se não rejeitares a fatura e não houver nota de crédito, considera-se aceite. Ou seja, o estado em que tens mesmo de ser rápido é a rejeição: uma fatura contestada que fica cinco dias em cima da secretária é uma fatura aceite.

O pagamento é quando o fornecedor recebe. A data de pagamento efetivo é aquela em que o fornecedor recebe realmente os fundos, não aquela em que lançaste a transferência. Se libertas um ficheiro SEPA na quinta e entra na segunda, o prazo começa na segunda — e tens de saber que essa segunda aconteceu.

Os estados comunicam-se ao emitente e à solução pública espanhola, independentemente do canal por onde a fatura circulou.

Como se contam realmente os quatro dias

Caso concreto. O fornecedor recebe os fundos na quinta-feira, 30 de abril de 2026. Conta-se a partir do momento em que o estado ocorre:

• Sexta, 1 de maio: feriado nacional, não conta.
• Sábado e domingo: não contam.
• Segunda, 4 de maio: dia 1.
• Terça 5, quarta 6 e quinta 7: dias 2, 3 e 4.

Prazo: quinta, 7 de maio. Muda agora uma variável: a tua sede é em Madrid e o 2 de maio é feriado regional. Se calhar numa terça, o escritório está fechado e o dia conta na mesma. Desenha o procedimento contando só feriados nacionais e trata o calendário regional como tempo perdido, não como tempo extra.

Consequência prática: um estado que ocorre à sexta-feira à tarde dá-te até meio da semana seguinte. Não há versão disto em que alguém se põe em dia à sexta com uma pasta de papéis.

Faz as contas com os teus números

1. Faturas de fornecedor recebidas por mês em Espanha. Conta-as a sério: PDF por email, foto por WhatsApp do encarregado de obra, papel.
2. Multiplica por dois. É o mínimo de estados obrigatórios.
3. Divide por 21 dias úteis para saberes o ritmo diário.
4. Acrescenta o desfasamento. Com um prazo médio de pagamento em Espanha de 80,5 dias e apenas 30,4% dos montantes pagos dentro do prazo ou antecipadamente, segundo o observatório de morosidade da CEPYME do quarto trimestre de 2025, o estado de pagamento de uma fatura de janeiro comunica-se lá para abril. Os dois estados da mesma fatura quase nunca caem no mesmo trimestre.

É o ponto 4 que parte os processos manuais: não consegues comunicar o pagamento de uma fatura que há três meses não registaste em condições.

Quando é que te aplica

O Real Decreto entrou em vigor em abril de 2026, mas ainda não é exigível. Os prazos contam a partir da portaria ministerial técnica: um projeto esteve em consulta pública entre 17 de abril e 8 de maio de 2026, propondo entrada em vigor a 1 de outubro de 2026. A partir daí:

• 12 meses para empresas com volume de operações superior a 8 milhões de euros.
• 24 meses para as restantes.

Se a data se confirmar, falamos de outubro de 2027 e outubro de 2028. Há ainda uma concessão: empresários em nome individual e entidades em atribuição de rendimentos até 8 milhões têm 12 meses adicionais só para a obrigação de comunicar estados, que até lá é voluntária. E durante o primeiro ano de cada vaga, a fatura estruturada tem de ser acompanhada de um PDF legível, salvo acordo expresso do destinatário.

A Ley 18/2022 prevê coimas até 10.000 euros nesta matéria.

O estrangulamento não é comunicar: é capturar o dado

Enviar a mensagem de estado é a parte fácil e a plataforma trata disso. O difícil é saber, dentro de quatro dias, que algo aconteceu. Dois factos têm de existir a tempo nos teus sistemas: que a fatura X foi revista e aceite ou contestada, e que a fatura X está reconciliada com um movimento bancário concreto e com a respetiva data.

Hoje quase nenhuma PME cumpre os dois. As faturas chegam a uma caixa de correio partilhada, alguém lança-as no fim do mês, a reconciliação bancária vem ainda mais tarde. Esse fluxo dá os números certos para o IVA e os tempos errados para os estados.

Um procedimento que aguenta a regra dos quatro dias:

1. Capturar no próprio dia da chegada. Seja qual for o canal, a fatura passa a dado estruturado nesse dia: NIF, número, data, base, IVA, total e vencimento. É a disciplina descrita em como preparar as faturas de fornecedor antes de as entregares ao contabilista, que aqui deixa de ser boa prática e passa a ser prazo legal.
2. Detetar duplicados de imediato. Um duplicado que entra na contabilidade gera agora também um estado duplicado: aplicam-se as técnicas de apanhar faturas duplicadas antes de as lançar.
3. Circular a aprovação com data firme. Define um SLA interno de dois dias, para que os quatro legais nunca apertem.
4. Reconciliar pagamentos pelo menos uma vez por semana, com a data-valor na conta do fornecedor.
5. Levar o dado para fora. Tem de chegar ao sistema que emite os estados: contabilidade, ERP ou plataforma. Se não viajar sozinho, alguém volta a digitá-lo — e é aí que os quatro dias evaporam. Enviar as faturas para Excel ou para o teu ERP via API é a versão barata disto.

Quatro erros com consequência real

Tratar isto como tarefa de contabilidade. É um processo de contas a pagar com relógio legal: a contabilidade fecha ao mês, isto fecha de quatro em quatro dias.

Assumir que os feriados regionais alargam o prazo. Tal como está escrito, não alargam.

Usar a data da ordem de transferência como data de pagamento. A norma aponta para a data em que o fornecedor recebe os fundos; se comunicares a outra, os registos dele contradizem-te.

Deixar adormecer uma fatura contestada. O silêncio equivale a aceitação: depois da janela vais precisar de uma nota de crédito.

Não confundas isto com o Verifactu

São sistemas diferentes, com calendários diferentes. O Verifactu diz respeito à forma como o software regista e comunica o que emites; o RD 238/2026 diz respeito à fatura estruturada entre empresas e aos estados do que recebes. Cumprir um não cobre o outro — a diferença está explicada em o que o Verifactu significa realmente na forma de gerir faturas.

O que fazer nos próximos doze meses

• Mede quantos dias passam, em média, entre a chegada de uma fatura e o seu registo. Se forem mais de quatro, já sabes o que tem de mudar.
• Escolhe um canal de entrada e torna-o estruturado de ponta a ponta.
• Faz ao teu fornecedor de software uma pergunta concreta: vão emitir e receber estados de fatura, e a partir de que data?

Quem chegar descansado a outubro de 2027 não é quem tem o melhor software, mas quem transforma uma fatura em dado no próprio dia em que ela entra.

Se quiseres ver a que distância está um documento teu de ser dado utilizável, pega numa fatura de fornecedor e experimenta grátis, sem registo.