Fatura eletrónica B2B obrigatória em Espanha: as datas reais (2027–2028) e a ordem por que se deve preparar

Fatura eletrónica B2B obrigatória em Espanha: as datas reais e a ordem por que se deve preparar

Se chegou aqui à espera de um prazo em 2026, corrija-o. A faturação eletrónica obrigatória entre empresas e profissionais em Espanha começa a 1 de outubro de 2027 para quem fatura acima de 8 milhões de euros, e a 1 de outubro de 2028 para todos os restantes: demais sociedades, PME e trabalhadores independentes. As datas vêm do Real Decreto 238/2026, publicado no BOE a 31 de março de 2026, e contam-se como 12 e 24 meses desde a entrada em vigor da Ordem Ministerial que regula a solução pública da AEAT, prevista para 1 de outubro de 2026. Há ainda uma terceira data que quase ninguém refere: 1 de outubro de 2029, quando a comunicação dos estados da fatura passa a ser obrigatória para quem está abaixo dos 8 M€.

E agora a parte que muda as prioridades e que os resumos já posicionados não dão: existe uma ordem correta de preparação, e não é a óbvia. Antes de qualquer data de fatura eletrónica chega o Verifactu — 1 de janeiro de 2027 para sujeitos passivos do imposto sobre sociedades e 1 de julho de 2027 para os restantes, após a prorrogação do Real Decreto-ley 15/2025. A sequência real é: (1) software de emissão conforme com Verifactu, (2) emissão em formato estruturado, (3) receção e comunicação de estados. Quase toda a gente planeia só o ponto 2, compra uma ferramenta de emissão e descobre tarde que o problema caro era o 3.

As datas, todas juntas

• 1 de outubro de 2026 — entrada em vigor prevista da Ordem Ministerial. É daqui que partem todos os prazos. (O projeto esteve em consulta pública até 8 de maio de 2026 e continua por publicar em definitivo no BOE.)
• 1 de janeiro de 2027 — Verifactu obrigatório para sujeitos passivos de IS.
• 1 de julho de 2027 — Verifactu obrigatório para os restantes.
• 1 de agosto de 2027 — a solução pública da AEAT tem de estar operacional.
• 1 de outubro de 2027 — fatura eletrónica obrigatória acima de 8 M€.
• 1 de outubro de 2028 — obrigatória para os restantes empresários e profissionais.
• 1 de outubro de 2029 — comunicação de estados obrigatória abaixo de 8 M€.

Nota para quem lê de Portugal: o âmbito é doméstico espanhol. A obrigação nasce quando o destinatário tem sede ou estabelecimento estável em Espanha. Se fatura de Portugal a um cliente espanhol sem estabelecimento lá, fica de fora; se tem filial em Espanha, entra com as mesmas datas — e com um calendário paralelo ao da fatura eletrónica portuguesa, que convém não misturar.

Porque a ordem importa mais do que as datas

Verifactu e fatura eletrónica são duas obrigações distintas que quase todos fundem num só projeto. O Verifactu trata de como o seu programa regista e encadeia o que emite. A fatura eletrónica obrigatória trata do formato e do canal por onde a fatura viaja entre duas empresas, e do que o destinatário tem de devolver.

Consequência prática: se mudar de programa de faturação em 2026 sem perguntar por formatos estruturados e solução pública, volta a mudá-lo em 2027. Faça as duas perguntas na mesma conversa — registo Verifactu e saída em UBL/Facturae — e compra uma única vez.

Se faz contabilidade de terceiros, a ordem muda outra vez: o prazo de Verifactu dos seus clientes (janeiro e julho de 2027) chega antes da sua própria obrigação de emitir. Em o que o Verifactu significa realmente para a forma como trata as faturas detalhamos essa primeira vaga.

A parte que ninguém está a preparar: receber

Emitir é um problema de software, e o software resolve-o um fornecedor. Receber é um problema de processo, e processo não se compra.

A partir do momento em que estiver no âmbito, como destinatário terá de comunicar, em 4 dias naturais excluindo sábados, domingos e feriados nacionais, pelo menos: a aceitação ou rejeição comercial da fatura com a respetiva data, e a data do pagamento efetivo integral — o dia em que o fornecedor recebe de facto os fundos. Aceitação parcial, pagamento parcial e cessão a terceiros são estados voluntários.

Releia isto a pensar na sua operação: alguém tem de olhar para cada fatura de fornecedor em quatro dias úteis e decidir se a aceita. Hoje, na maioria das PME, as faturas de fornecedores acumulam-se até alguém as tratar ao fim do mês.

Faça a conta com os seus números

Pegue nas faturas que recebe por mês e separe-as em dois montes: as que já revê nos quatro dias úteis seguintes à chegada e as que não. Uma gestora de condomínios que recebe 300 faturas por mês e as trata em lote mensal tem, por definição, 300 faturas por mês fora de prazo. Quem revê às sextas só falha nas que entram de sexta à tarde a terça: cerca de metade.

Multiplique o segundo monte pelos minutos que uma pessoa demora a abrir a fatura, identificar o fornecedor, cruzar valores com a guia ou a folha de obra e marcá-la como aceite. Se forem quatro minutos em 300 faturas, são 20 horas por mês de trabalho que hoje não tem dono nem prazo — e que a partir de 2027–2029 terá os dois.

A caixa de entrada mista: outubro de 2027 a outubro de 2028

Durante doze meses vão conviver dois regimes. Nos primeiros doze meses de cada vaga, o emitente tem de acompanhar a fatura estruturada com um PDF que garanta a legibilidade, salvo se o destinatário aceitar expressamente receber só o formato estruturado.

A sua caixa de 2027–2028 terá então: XML estruturado dos grandes, XML mais PDF de cortesia de quase todos eles, PDF solto dos pequenos ainda fora do âmbito, e fotografias de talões de quem nunca vai mudar. Qualquer processo que assuma um único formato de entrada parte-se nessa janela.

A resposta pragmática é normalizar tudo no mesmo registo estruturado à chegada. É precisamente o raciocínio de enviar as faturas para o Excel ou para o seu ERP via API em vez de montar um circuito diferente por cada origem.

Formatos: o que é mesmo aceite

O regulamento assenta no modelo semântico EN 16931 e as plataformas privadas poderão trocar em UBL (ISO/IEC 19845), CII (XML UN/CEFACT), EDIFACT (ISO 9735) ou Facturae. Além disso, uma cópia fiel de cada fatura tem de chegar à solução pública da AEAT; a sintaxe exata exigida para essa cópia é um dos pontos que a Ordem Ministerial fecha — razão para não comprar garantias de formato a nenhum fornecedor antes do texto definitivo estar no BOE.

Um ponto já é inequívoco: um PDF não é uma fatura eletrónica para estes efeitos.

Uma ordem de preparação que funciona

1. Inventarie os fornecedores por dimensão. Os acima de 8 M€ começam a enviar-lhe faturas estruturadas em outubro de 2027: é o seu primeiro prazo real, e é de receção.
2. Mude o software de emissão uma só vez. Verifactu e saída estruturada, na mesma decisão de compra, antes de janeiro de 2027.
3. Instale já a cadência de revisão. Do lote mensal para um ritmo que caiba em quatro dias úteis. Fazê-lo em 2026 é melhoria de processo; em 2028 é emergência.
4. Defina quem é dono do "aceito ou rejeito". O relógio de quatro dias precisa de uma pessoa com nome e de um substituto para férias, não de uma caixa partilhada.
5. Normalize os dados à entrada. Fornecedor, NIF, número, data, base, IVA e total no mesmo registo estruturado assim que chegam. Com os dados já extraídos, aceitar ou rejeitar demora segundos.
6. Limpe as fichas de fornecedor. NIF e denominações que não batem certo serão a primeira coisa a partir qualquer conciliação automática. O guia sobre como preparar as faturas de fornecedor antes de as entregar ao contabilista serve bem de definição de "limpo".

Três erros com preço

Tratar isto como um projeto de TI que arranca em 2027. A mudança de hábito não depende de software nenhum: começa hoje, a custo zero.

Assumir que o ERP cobre a comunicação de estados. Quase todos os roteiros publicados falam de emissão. Pergunte por escrito se o produto comunica aceitação e data de pagamento à solução pública, e desde quando.

Arrastar erros de IVA até o dado ser legível por máquina. Quando as faturas estiverem estruturadas e cruzadas, os desvios hoje absorvidos em silêncio passam a discrepâncias visíveis: vale a pena corrigir antes os erros mais comuns na classificação do IVA em faturas de fornecedor.

O resumo numa linha

A data que toda a gente cita (outubro de 2027 / outubro de 2028) é sobre as faturas que emite. A que vai doer a sério é o relógio de quatro dias úteis sobre as faturas que recebe, e a única forma de o aguentar é deixar de acumular faturas de fornecedor por abrir.

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Perguntas frequentes

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