Registo de viajantes no SES.Hospedajes: o guia 2026 para alojamento local

Se arrendas um imóvel em Espanha — um único apartamento no Airbnb ou cinquenta unidades sob gestão — há um trâmite que já não podes ignorar: comunicar cada hóspede ao SES.Hospedajes. É obrigatório desde 2 de dezembro de 2024 e, em 2026, não resta período de transição nem carácter voluntário. O registo de viajantes é agora totalmente digital, e as multas por ignorá-lo são reais.

Este guia cobre o que a lei exige, o prazo em que quase todos tropeçam e como resolver a parte que toda a gente detesta: escrever repetidamente os mesmos dados de passaportes e documentos.

O que é realmente o SES.Hospedajes

SES.Hospedajes é a plataforma online única do Ministério do Interior espanhol para comunicar os dados de hóspedes e reservas. Substituiu os antigos sistemas regionais e o registo em papel. A base legal é o Real Decreto 933/2021, que obriga quem exerce atividade de alojamento — hotéis, hostels, parques de campismo, casas rurais e alojamentos turísticos (VUT/VFT) — e também as empresas de aluguer de veículos, a registar e transmitir determinados dados às autoridades.

O objetivo é a segurança pública: o Estado quer um registo rastreável de quem ficou alojado, onde e quando. Para ti, enquanto anfitrião, isso traduz-se numa obrigação recorrente de introdução de dados com um relógio muito apertado.

Quem tem de cumprir

Se recebes pagamento por alojamento, quase de certeza estás abrangido. Isso inclui:

Hotéis, hostels, pensões e casas de hóspedes
Parques de campismo e alojamento rural
Apartamentos turísticos e arrendamento de curta duração
Qualquer pessoa que faça a gestão de imóveis por conta dos proprietários

Não há isenção por dimensão mínima. Um anfitrião com um apartamento tem o mesmo dever de comunicação que uma cadeia hoteleira: só muda o volume.

Os dados que tens de comunicar

É aqui que se subestima o trabalho. Consoante o tipo de estadia, o SES.Hospedajes pode pedir até cerca de 42 campos por reserva, divididos em blocos do viajante, da reserva, da estadia e do pagamento.

De cada viajante (os dados pessoais completos são exigidos para maiores de 14 anos) costumas comunicar:

Nome e apelidos completos
Sexo e data de nascimento
Nacionalidade
Tipo e número do documento
Número de suporte — os caracteres adicionais no verso do DNI espanhol ou o equivalente noutros documentos (uma das causas de erro mais frequentes)
Morada completa
Telefone(s) e email
Parentesco, quando há menores

Além disso comunicas os dados da reserva (datas, entrada e saída, número de viajantes, o imóvel) e o método de pagamento utilizado. Atenção: tens de indicar como o hóspede pagou, mas não és obrigado a guardar o número completo do cartão nem dados financeiros sensíveis.

Têm de ser comunicados todos os viajantes: uma família de quatro são quatro registos, não um.

O prazo de 24 horas

O que quase todos fazem mal é o tempo. A comunicação deve ser enviada de imediato e, em todo o caso, num máximo de 24 horas a partir do check-in. Na prática, esse relógio começa quando o hóspede inicia a estadia.

Deves ainda conservar os registos durante três anos e arquivar o comprovativo eletrónico que o SES.Hospedajes devolve após cada envio. Esse comprovativo é a tua prova de cumprimento, por isso não o deites fora.

Quanto custa falhar

O incumprimento é sancionado ao abrigo da Lei Orgânica 4/2015 sobre segurança dos cidadãos, e já estão a ser tramitadas as primeiras multas a alojamentos e operadores. Os intervalos:

Infrações leves — envios fora do prazo, erros ou dados incompletos: de 100 a 600 €
Infrações graves — não manter registos ou não comunicar de todo: de 601 a 30.000 €

Um prazo perdido pontual não te leva à falência. Mas se o envio tardio ou descuidado é a tua norma com dezenas de reservas por mês, a exposição acumula-se depressa.

O verdadeiro gargalo não é a lei: é digitar

A verdade incómoda: o SES.Hospedajes não é difícil de perceber. É difícil *de acompanhar*. Cada chegada implica ler um passaporte ou documento, transcrever 15–20 campos sem uma gralha e fazê-lo antes de a janela das 24 horas fechar, muitas vezes no exato momento em que também entregas chaves e respondes a perguntas.

A transcrição manual é onde vivem os erros: um número de suporte mal escrito, a ordem dos apelidos trocada, uma nacionalidade no campo errado. Cada um é uma possível infração leve, e cada um é evitável.

É o mesmo imposto de introdução de dados que atinge qualquer fluxo imobiliário, e exatamente o tipo de trabalho repetitivo que a IA já elimina bem.

Uma via mais rápida: digitalizar o documento do hóspede por WhatsApp

Em vez de digitar, imagina que o hóspede (ou a tua equipa de check-in) envia simplesmente uma foto do passaporte ou do documento para um número de WhatsApp. Em segundos, o documento volta convertido em dados limpos e estruturados: nome, número do documento, número de suporte, data de nascimento, nacionalidade… cada campo que o SES.Hospedajes pede, extraído e pronto a exportar para Excel ou a lançar diretamente na tua ferramenta de check-in.

Sem app para o hóspede instalar, sem scanner portátil, sem transcrição. É exatamente o modelo de usar um número de WhatsApp em vez de uma app de scanner, e elimina o passo mais lento e propenso a erros de todo o processo.

Como a extração é feita por uma IA com OCR e não por um modelo rígido, lê documentos diferentes — DNI espanhol, cartões de identidade europeus, passaportes de qualquer país — e devolve-te sempre a mesma linha organizada, pronta a passar para uma folha de cálculo ou para o teu PMS. Continuas a carregar a comunicação no SES.Hospedajes e a guardar o comprovativo, mas os 20 minutos de digitação por grupo tornam-se 20 segundos de verificação.

FAQ

O SES.Hospedajes é opcional se só tiver um imóvel? Não. A obrigação aplica-se a toda a atividade de alojamento, independentemente da dimensão. Um apartamento tem o mesmo dever que um hotel.

Quanto tempo tenho para enviar cada comunicação? De imediato e, em todo o caso, em 24 horas a partir do check-in. Deves ainda conservar os dados durante três anos e guardar o comprovativo eletrónico.

Tenho de comunicar as crianças? Todos os viajantes têm de ser incluídos na reserva. Os dados pessoais completos são exigidos a partir dos 14 anos; os menores dessa idade declaram-se em relação ao adulto acompanhante.

Preciso de enviar o número do cartão do hóspede? Não. Comunica-se o método de pagamento usado. Não és obrigado a guardar o número completo do cartão nem dados financeiros sensíveis.

O que acontece se apresentar tarde? Os envios tardios ou incompletos são infrações leves de 100 a 600 €. Não manter registos ou não comunicar pode chegar a 30.000 €.

Deixa de reescrever passaportes campo a campo: WhappScan transforma a foto do documento de qualquer hóspede enviada por WhatsApp nos dados estruturados que o SES.Hospedajes precisa, em segundos.